Gmail gần như là công cụ không thể thiếu của Google khi bạn có một tài khoản tại công ty Internet này.
Dịch vụ email này tại Việt Nam nhanh chóng soán ngôi Yahoo Mail nhờ các đặc điểm nổi trội là hoàn toàn miễn phí và có nhiều dung lượng lưu trữ, cho phép truy cập miễn phí dịch vụ POP3, cũng như truy cập ngoại tuyến miễn phí qua IMAP, có các lựa chọn như hộp thư Gmail hoặc ứng dụng Gmail để bạn lựa chọn, và một loạt các tiện ích bổ sung của trình duyệt khiến Gmail trở nên thú vị hơn.
Nhờ Gmail, bạn có thể gửi tập tin đính kèm với kích thước tối đa 25MB. Nếu đính kèm lớn hơn thì bạn có thể gửi qua Google Drive
Nhưng làm thế nào để bạn quản lý các đính kèm của bạn trong phạm vi mênh mông của Gmail? Bạn hãy chuyển sang các phương pháp và những mẹo này
Sử dụng sự tiện lợi trong Gmail
Chuyên gia trong việc tìm kiếm là điều mọi người thực sự đánh giá cao về Google. Các tính năng nâng cao của Gmail cho bạn khả năng tìm kiếm rất linh hoạt để đi qua hàng ngàn email được lưu trữ trong nhiều năm.
Tìm kiếm Emails cùng với các tập tin đính kèm
Có một số cách để tìm kiếm tập tin đính kèm trong Gmail bằng cách sử dụng các toán tử tìm kiếm nâng cao của Gmail như:
+ has:attachment – lọc ra những email có bất cứ tập tin đính kèm nào.
+ has:attachment doc – Chỉ lọc email cho địa chỉ có tập tin .doc đính kèm.
+ filename:.doc – Tương tự như trên, nhưng đây là toán tử tìm kiếm dạng tập tin.
+ filename: google*.doc – lọc các email chỉ với những địa chỉ có tập tin doc đính kèm và các tập tin này có [google] ở đầu.
+ filename:.doc OR filename:.html – Lọc email chỉ cho những địa chỉ có tập tin .doc hoặc .html đính kèm (hoặc cả hai).
+ filename:.doc AND filename:.html – lọc email cho những tập tin có đính kèm cả .doc hoặc .html.
Bạn có thể tìm kiếm email dựa trên kích thước. Email lớn thường sẽ có tập tin kèm theo. Nó có thể là hình ảnh hoặc tài liệu.
Trước đây, bạn phải tìm kiếm theo byte, điều mà sẽ làm người dùng cơ bản bị bối rối. Như hiện nay bạn có thể sử dụng bất kỳ kích thước nào và Gmail sẽ đi tìm kiếm. Sử dụng “m” hoặc “mb” để gợi ý kích thước.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng older_than để tìm kiếm các tin nhắn cũ hơn. Ví dụ: older_than: 1y sẽ hiển thị bất kỳ thư nào đã hơn một năm tuổi.
Phương pháp này không ngăn bạn sử dụng các thông số tìm kiếm khác. Gmail cũng hỗ trợ các thông số “larger” và “smaller” để giúp bạn tìm các email trong phạm vi kích thước.
Ví dụ:
Thay số “5” và “10” bằng số bạn muốn.
+ larger:10mb
+ smaller:5mb
Còn kết hợp larger: 5mb smaller: 10mb sẽ tìm tập tin đính kèm giữa độ lớn trong khoảng từ 5 đếm 10MB.
Xem tập tin đính kèm từ kết quả tìm kiếm
Khi đã biết cách xác định vị trí các tập tin đính kèm trong email, thì có một sự bất tiện là bạn không biết tập tin đó có gì cho đến khi bạn truy cập và xem tên nó.
Chrome users should install the Attachment Icons for Gmail extension. This Gmail Chrome extension can improve your workflow if you receive a lot of attachments every day.11
Nếu gặp tình huống này, khi xài trình duyệt Chrome bạn hãy tải tiện ích mở rộng Attachment Icons for Gmail. Tiện ích mở rộng phổ biến này sẽ thay thế icon kẹp giấy nhàm chán thành biểu tượng cụ thể cho biết tài liệu đó là gì.
Các phần mở rộng được hỗ trợ bao gồm: xls, doc, docx, zip, rar, tgz, tar, pdf, tiff, jpg, bmp, gif, png, odt, ods, odp, ppt, pps, pptx, ppsx, txt, rtf, php xml, exe, mp3, wma, wav, ogg, html, java, vcf, css, js, wmv, mpeg, avi, ics, mov, svg. Các định dạng như AutoCAD và Revit.
Người dùng Firefox có thể nhận được trợ giúp tương tự với trình duyệt Firefox bổ sung của trình duyệt Firefox 2. Cùng với các biểu tượng tùy chỉnh, bạn sẽ nhận được các lợi ích quản lý email khác như nhãn phân cấp, biểu tượng thư chưa đọc trên tab trình duyệt của bạn và khả năng ẩn một số tính năng hộp thư như hộp trò chuyện và số lượng spam.
Tìm tập tin đính kèm có dung lượng lớn: Find Big Mall
Find Big Mail là dịch vụ miễn phí cho phép bạn sắp xếp email theo kích cỡ. Nó yêu cầu truy cập vào tài khoản Gmail của bạn. Sau khi cấp quyền truy cập, công cụ này sẽ ngay lập tức bắt đầu quét email của bạn. Sau khi hoàn tất, bạn sẽ nhận được thông báo qua email đưa bạn đến trang thống kê:
Những gì bạn có thể làm bây giờ là đăng nhập vào Gmail, nhấp qua danh sách nhãn đầy đủ và tìm thấy một số nhãn mới được tạo bởi ứng dụng FindBigMail. Các nhãn sẽ sắp xếp các email lớn nhất theo kích thước:
+ Đầu trang (email lớn nhất).
+ 2MB – email có dung lượng lớn hơn 2.000.000 byte.
+ 500kb – email có dung lượng từ 500.000 đến 2.000.000 byte.
+ 100kb – email có dung lượng từ 100.000 đến 500.000 byte.
Find Big Mail sẽ làm việc nhanh chóng cho bạn chỉ trong vài giây. Bây giờ, chỉ cần thực hiện theo hai bước đơn giản sau để giải quyết hộp thư đến của bạn.
1. Nhấp vào từng nhãn để xem các emai lớn.
2. Sau đó thực hiện theo các hướng dẫn của Gmail để xóa thư bạn không còn muốn nữa.
Hãy chắc chắn bạn đã để trống thùng rác bằng cách sử dụng “Delete Forever” nếu bạn cần giải phóng dữ liệu ngay lập tức. Nếu không, nó sẽ tự động được gỡ bỏ trong thời gian 30 ngày.
Theo : makeuseof
