Nếu laptop của bạn chạy không nhanh như hồi bạn mới mua thì giải pháp nhanh nhất ở đây mua thêm RAM. Hầu hết các dòng laptop hiện nay đều có thể cài đặt ít nhất là 3GB RAM. Tuy nhiên, chỉ cần 2GB RAM là laptop của bạn đã chạy rất nhanh rồi – nếu chỉ sử dụng các công việc kiểu như xử lý tài liệu, bảng tính, xem phim, nghe nhạc, đồ họa ở mức độ trung bình…
Còn nếu laptop của bạn chỉ có 512MB hoặc 1GB thì hiệu suất cũng chỉ ở mức cơ bản. Với nhu cầu ngày càng tăng của người dùng hiện nay, laptop tối thiểu phải có RAM từ 1GB trở lên. Vậy RAM là gì mà quan trọng với laptop đến thế? Bao nhiêu RAM mới đủ? Có bao nhiêu loại RAM mà bạn có thể sử dụng? Và sử dụng RAM như thế nào để đạt hiệu quả cao nhất?
RAM laptop là gì?
RAM là nơi mà máy tính lưu trữ thông tin tạm thời để sau đó chuyển vào CPU xử lý. RAM càng nhiều thì số lần CPU cần xử lý dữ liệu từ ổ cứng càng ít đi, và hiệu suất toàn bộ hệ thống sẽ cao hơn. RAM là loại bộ nhớ không thể thay đổi nên dữ liệu lưu trong nó sẽ biến mất khi bạn tắt máy tính.
Câu hỏi đặt ra ở đây là một chiếc laptop sẽ cần bao nhiêu RAM thì đủ. Thực ra, tùy theo nhu cầu sử dụng mà lượng RAM biến đổi theo nhưng mức tối thiểu nhất cần từ 1GB trở lên. Một chiếc laptop cài đặt hệ điều hành Mac OS X Leopard và Windows Vista sẽ cần tối thiểu 2GB RAM, nhưng nếu người dùng muốn chỉnh sửa video hoặc chơi các loại game “sát thủ bộ nhớ” như Crysis thì RAM phải từ 3GB trở lên. Những chiếc netbook hiện nay chạy Windows XP và Linux thì chỉ cần 1GB RAM là đủ.
Trên thực tế, bản thân các loại RAM cũng có sự khác biệt. RAM thường có 3 loại: DDR 1, 2, và 3. RAM DDR1 thường có xung nhịp từ 266MHz tới 400MHz; trong khi DDR2 và DDR3 (loại mới nhất) thường có xung nghiệp từ 400 – 800 MHz và từ 800 MHz – 1.6 GHz. Giá cả giữa DDR1, DDR2 và DDR3 chênh lệch nhau rất nhiều. Chẳng hạn như bộ RAM DDR3 2GB của Corsair (gồm 2 thanh, mỗi thanh 1 GB) có giá 90USD thì cũng là RAM của Corsair nhưng là loại DDR2 4GB chỉ có 69USD.
Bao nhiêu RAM thì đủ?
Nhiều người thường hay băn khoăn về việc liệu laptop của họ có thể cài đặt tối đa bao nhiêu RAM. Để trả lời thắc mắc này chúng ta cần biết rằng những phần BIOS viết cho latop chạy trên nền tảng hệ điều hành 32-bit (như hầu hết các phiên bản Windows và Mac OS X hiện nay) đã được thực hiện cách đây nhiều năm khi bộ nhớ 4GB được quy ước là tối đa. Chính vì thế, những hệ thống này sẽ không nhận diện được bộ nhớ khi chúng dao động trong khoảng từ 3-3,6GB.
Trong khi đó những hệ điều hành 64-bit (hiện Windows đã có những hệ điều hành này) thì dung lượng RAM được tận dụng tối đa. Điều đó cũng có nghĩa giới hạn 4GB của RAM đã được xóa bỏ. Nhiều chiếc laptop có thể cài đặt tới 8GB RAM. Tuy nhiên, khi lượng RAM vượt quá 4GB thì những ứng dụng cũng cần được viết lại để tận dụng hết lượng bộ nhớ này.
Có một thực tế rằng không phải chiếc laptop nào cũng nhận đủ 4GB RAM. Tại sao? Bởi chiếc laptop không chỉ có RAM mà còn có driver đồ họa, driver USB và những phần mềm khác trên máy. Chính những thành phần này đã chiếm dụng một phần RAM khiến cho máy tính không thể nhận đủ lượng RAM theo quy định. Hiện tương này thường xảy ra với những hệ thống sử dụng hệ điều hành 32-bit; còn với hệ điều hành 64-bit thì dung lượng RAM nhận được tương đối đầy đủ. Các hệ thống 32-bit chỉ nhận dạng RAM trong khoảng từ 3GB tới 3,6GB; còn các hệ thống 64-bit đã viết lại các ứng dụng và khả năng nhận dạng được mở rộng hơn.
Sử dụng RAM laptop thế nào thì hiệu quả?
Cũng giống PC, laptop được thiết kế với nhiều khe cắm RAM (thường là 2). Vậy đâu là sự khác biệt giữa việc cắm một thanh RAM 2GB trên một khe so với cắm 2 thanh mỗi thanh 1GB trên 2 khe? Hầu hết những hệ thống máy tính hiện nay đều sử dụng kiến trúc kênh đôi nhằm chia tác dữ liệu xử lý và giúp tăng băng thông dữ liệu. Cắm RAM thì tốt nhất là chia đều cho 2 khe (nếu bạn có điều kiện mua RAM), và các thanh RAM phải có cùng dung lượng, và tốt nhất là cùng một hãng và cùng xung nhịp. Ví dụ cùng 1GB hoặc cùng 2GB. Tránh trường hợp cắm 1 thanh 1GB, và thanh còn lại là 2GB.
Đôi khi việc chia đều RAM trên 2 khe cắm lại tiết kiệm được một khoản tiền. Một thanh RAM 2GB thường có giá đắt hơn 2 thanh 1GB (cùng chủng loại, xung nhịp). Ngoài ra, bạn cũng cần biết rằng nếu cắm 2 thanh RAM thì lượng điện tiêu thụ sẽ nhiều hơn 1 thanh nhưng thực ra cũng không đáng kể. Ưu điểm duy nhất của việc cắm RAM trên một thanh là bạn chờ bổ sung thêm RAM cho laptop; còn ngoài ra nếu không có ý định này thì ngay từ đầu bạn nên sử dụng 2 thanh RAM để đạt hiệu suất tốt hơn.
Vấn đề tiếp theo là việc bạn mua RAM từ nhà cung cấp laptop hay tự mua để tiết kiệm hơn. Thực tế việc chọn mua RAM từ hãng bán máy tính sẽ rất tiện lợi nhưng giá cả thường cao hơn so với việc bạn tự mua và tự lắp đặt. Chẳng hạn như chiếc Dell Studio 15 (599USD) có 2GB RAM và có thể nâng cấp lên 4GB RAM với giá 100USD. Nhưng nếu bạn mua ngoài thì một bộ RAM Corsair DDR2 4GB cũng chỉ có giá 55USD, bạn tiết kiệm được 45USD.
Dưới đây là những thủ thuật hữu ích dành cho người mới làm quen với chương trình bảng tính Microsoft Excel.
1. Tính tổng các giá trị cao nhất trong dãy ô
Với một bảng tính lớn toàn những con số, đôi khi thật khó khăn để lấy chính xác một hay nhiều giá trị lớn nhất trong toàn bộ dãy ô đó. Và hơn thế bạn cần tính tổng các giá trị đó lại với nhau thì sao. Nếu vậy bạn có thể thực hiện như sau:
Để làm việc này bạn dùng hàm LARGE, hàm này sẽ trả về giá trị lớn nhất trong dãy ô hoặc mãng dữ liệu. Hàm LARGE có cú pháp:
LARGE(Giá trị, K)
Trong đó K là giá trị số, có nghĩa sẽ tìm ra giá trị ô lớn thứ K trong dãy.
Ví dụ: Cho bảng tính:
Yêu cầu: tính tổng của 3 giá trị lớn nhất trong cột thành tiền.
Tiến hành:
+ Bạn chọn một ô trống trên bảng tín và bắt đầu nhập nội dung sau:
=LARGE(E5:E14,1)+LARGE(E5:E14,2)+LARGE(E5:E14,3)
+ Nhấp Enter, bạn sẽ có được kết quả.
Để kiểm tra tính chính xác, bạn có thể làm bằng cách cắt nhỏ lệnh ở trên thành 3 phần, mỗi phần cách nhau bởi dấu +, đem dán vào 3 ô, tương tự như sau:
Ngoài ra bạn cũng có thể thay đoạn lệnh trên bằng lệnh SUM như sau:
=SUM(LARGE(E5:E14,(1,2,3)))
2. Chuyển đổi số từ dạng văn bản sang số thực trong Excel
Các giá trị số (number) trong Excel được mặc định canh lề phải và văn bản (text) thì canh lế trái. Tuy vậy đôi khi trong quá trình định dạng, các kiểu dữ liệu này có thể vô tình bị thay đổi khi bạn định dạng một dãy ô gần nó, ví dụ ở trường hợp bảng tính dưới đây:
Ở đây 2 ô A3 và A5 đã bị ép kiểu định dạng là văn bản nên dù nội dung của ô toàn là số, nhưng chúng vẫn được canh lề trái cùng với một mũi tên màu xanh bên góc trái. Trường hợp này bạn có thể nhanh chóng chuyển các giá trị văn bản về dạng só thực như sau:
– Bạn đặt chuột vào một ô trống (không chứa dữ liệu nào), nhấp Edit > Copy hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl + C, ô được chọn sẽ xuất hiện đường viền chuyển động.
– Quét vùng dữ liệu cần chuyển đổi, trường hợp này là A3 đến A6, nhấp phải chuột chọn Paste Special…
Khi đó các ô có giá trị số sẽ được trả về kiểu số thực (được canh lề bên phải), vì ô trống được sao chép có giá trị là 0, và khi bạn cộng (Add) bất kỳ số nào vào một con số lưu dưới dạng văn bản trong Excel thì bạn đã làm cho con số dạng văn bản chuyển thành số thực.
Ở một trường hợp khác, với một bảng có dữ liệu như sau:
Để tách dữ liệu số ra bạn có thể sử dụng hàm LEFT và FIND, ví dụ trường hợp này bạn nhập lệnh sau vào ô C1:
=LEFT(A1,FIND(” “,A1)-1)+0
Hàm LEFT thực hiện chức năng dò tìm từ trái phải, kết quả của hàm FIND lồng bên trong trừ đi 1 đơn vị sẽ là đối số để hàm LEFT dùng lấy toàn bộ ký tự từ trái sang, cuối cùng toàn bộ giá trị đó sẽ cộng với 0 để ép kiểu dữ liệu trong ô sang số thực. Cuối cùng bạn nhấp nút Auto Fill để chèn công thức cho các ô còn lại.
3. Cách nhanh để dấu dòng và cột
Một bảng tính của Excel 2007 có tối đa 16.284 cột, 1.048.576 dòng (với Excel 2003 là 256 cột, 65536 dòng), số lượng như vậy nên không phải lúc nào bạn cũng dùng hết, đặc biệt với các bảng tính nhỏ, vì thế bạn có thể dùng chức năng hide của Excel để ẩn đi các cột và dòng thừa khỏi bảng tính. Bạn thực hiện như sau:
Giả sử với bảng tính sau:
Để giấu toàn bộ các hàng nằm bên ngoài bảng này, bạn chọn một ô trên hàng ngoài bảng, trường hợp này là A17, tiếp đến bạn nhấp tổ hợp phím Ctrl – Shift và mũi tên xuống, Excel sẽ tự động chọn một loạt ô phía dưới cho đến cuối bảng.
Tiếp theo bạn chọn Format > Row > Hide, toàn bộ dãy hàng sẽ được ẩn.
Tương tự với cột bạn cũng chọn một ô thuộc bên ngoài cột, nhấp tổ hợp phím Ctrl – Shift và mũi tên qua phải để chọn toàn bộ, tiếp đến vào Format > Column > Hide.
4. Cách tăng nhanh giá trị trong dãy ô
Với một bảng tính Excel, việc luôn cập nhật thông số trong các ô là một vấn đề khá thường xuyên, nhất là với các hàng nhập xuất, việc tăng hay giảm các thông số giúp bạn nhanh chóng điều chỉnh mức giá gần đúng nhất. Thế nhưng với số lượng ô quá nhiều, việc nhập lại bằng tay trên từng ô tốn rất nhiều thời gian, hơn nữa nếu nhu cầu của bạn cần làm chỉ là tăng giá trị trong các ô đó lên một số phần trăm nào đó, khi đó bạn chỉ cần thao theo các bước dưới đây là đã hoàn thành được mục đích của mình.
Để minh hoạ rõ hơn, bạn xem qua ví dụ dưới đây:
Yêu cầu: Tăng giá trị ở cột Thành tiền lên thêm 10%
Thực hiện:
+ Tại một ô bên ngoài bảng tính bạn nhập giá trị 1.1, chọn ô chứa giá trị này và nhấp Ctrl + C để tiến hành sao chép.
+ Dùng chuột chọn toàn bộ dãy ô cần tăng giá trị (trong trường hợp này là dãy ô E2 đến E11), chọn menu Edit > chọn tiếp Paste Special…
+ Ở hộp thoại Paste Special, mục Operation bạn nhấp vào nút Multiply và nhấn OK.
+ Khi đó dãy ô được chọn sẽ có giá trị được tăng lên 1,1 lần, tương đương với 10%.
Bạn cũng thực hiện tương tự khi muốn tăng số phần trăm khác, nếu muốn tăng lên 5% thì bạn gõ 1.05 (tức tăng lên 1,05 lần = 5%).
5. Liên kết nội dung ô vào text box
Đôi khi trong bảng tính, bạn cần phải trình bày các nội dung trên các hộp thoại riêng, nhưng nội dung này lại được trích xuất từ các ô trên trang tính đó, để làm điều này bạn thực hiện.
+ Chọn công cụ Text box trên thanh công cụ Drawing nằm phía dưới cửa sổ Excel, nếu thanh công cụ này chưa được bật thì bạn nhấp vào nút Drawing trên thanh công cụ chuẩn.
+ Nhấp giữ và rê chuột lên màn hình làm việc của Excel để tạo một Text box, tạo xong nhấp con trỏ lên thanh Formula, gõ dấu = (để báo cho Excel sẽ nhập công thức), tiếp theo bạn nhấp vào ô bảng tính muốn lấy nội dung, khi đó nội dung trên thanh Formula là địa chỉ của ô đó được nằm trong 2 dấu $.
Vậy là từ bây giờ, mỗi khi bạn thay đổi nội dung trên ô được chọn thì nội dung trên Text box cũng được thay đổi theo.
6. Hiện chế độ xem hàm và đánh dấu các ô dùng công thức
Hiện chế độ xem hàm:
Trong Excel, mặc định tất cả các ô trong bảng tính sẽ hiện nội dung là chữ hoặc số như khi bạn in ra giấy, với các ô được nhập hàm vào để tính toán, Excel thường cũng chỉ hiện nội dung là kết quả của hàm đó nếu hàm nhập vào là đúng, hoặc hiện báo lỗi khi hàm có sai sót. Tuy vậy với một bảng tính lớn, bạn cần biết tại nơi đâu đã nhập hàm thì sao? Excel dường như cũng đã tính đến trường hợp này, để chuyển sang chế độ xem hàm trên bảng tính bạn thực hiện:
+ Vào menu Tools > chọn Options > hộp thoại Options bạn chọn thẻ View và nhấp chọn vào ô Formulas trong mục Window Options.
+ Ngoài ra để chuyển đổi nhanh hơn bạn có thể dùng tổ hợp phím tắt Ctrl + ~ (nút dấu ngã nằm bên trên phím Tab) để bật hoặc tắt tính năng xem hàm trên bảng tính. Khi đó ô chứa nội dung là công thức sẽ xuất hiện như hình.
Tính năng hiện nội dung hàm lên bảng tính đang được bật
Đánh dấu các ô dùng công thức:
Ngoài cách như trên, nếu bạn chỉ cần đánh dấu các khối ô đã dùng công thức thì bạn thực hiện như sau:
+ Vào menu Edit > chọn Go To (hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl + G), hộp thoại Go To bạn nhấp vào nút Special… nằm phía dưới.
+ Hộp thoại Go To Special bạn đánh dấu vào ô Formulas và nhấp OK.
+ Khi đó Excel sẽ đánh dấu mờ tất cả các ô có nội dung là công thức.
Ra đời từ rất sớm cho nhu cầu lưu trữ dữ liệu, ổ đĩa cứng đã trải qua nhiều giai đoạn phát triển và có những bước tiến vượt bậc, trở thành sản phẩm cơ bản của mọi gia đình.
Tổng quan về ổ đĩa cứng
Ổ đĩa cứng, hay còn gọi là ổ cứng (tiếng Anh: Hard Disk Drive, viết tắt: HDD) là thiết bị dùng để lưu trữ dữ liệu trên bề mặt các tấm đĩa hình tròn (bằng nhôm, thủy tinh hay gốm) phủ vật liệu từ tính. Ổ đĩa cứng là loại bộ nhớ “không thay đổi” (non-volatile), có nghĩa là chúng không bị mất dữ liệu khi ngừng cung cấp nguồn điện cho chúng.
Về mặt kỹ thuật thì ổ đĩa cứng là một khối duy nhất, các phiến đĩa được lắp ráp cố định trong ổ ngay từ khi sản xuất nên không thể thay thế được các “đĩa cứng” như cách hiểu đối với ổ đĩa mềm hoặc ổ đĩa quang (CD/DVD)
Bên trong một ổ đĩa cứng các bộ phận chính: Cơ cấu truyền động đầu từ (actuator) điều khiển cánh tay đầu từ (actuator arm) đọc thông tin từ phiến đĩa (plater) được quay liên tục nhờ gắn “chết” vào trục quay của động cơ liền trục (spindle motor). Dữ liệu được truyền ra ngoài nhờ cáp nối có dạng dãi băng mềm (ribbon cable). Vỏ ổ đĩa (chassis) bao giữ tất cả các bộ phận của đĩa cứng.
Ổ đĩa cứng là một thiết bị rất quan trọng trong hệ thống bởi chúng chứa dữ liệu thành quả của một quá trình làm việc của những người sử dụng máy tính. Những sự hư hỏng của các thiết bị khác trong hệ thống máy tính có thể sửa chữa hoặc thay thế được, nhưng dữ liệu bị mất do yếu tố hư hỏng phần cứng của ổ đĩa cứng thường rất khó lấy lại được.
– Các công ty chế tạo IDE đã cố gắng khắc phục khoảng cách tốc độ này bằng phương pháp đánh địa chỉ logic khối (Logical Block Addressing – LBA). Các ổ đĩa này được gọi là EIDE. Cùng lúc với sự ra đời của EIDE, các nhà sản xuất SCSI đã tiếp tục cải tiến tốc độ SCSI. Những cải tiến đó đồng thời khiến cho giá thành của giao tiếp SCSI cao thêm.
Ổ đĩa SCSI
– Để có thể vừa nâng cao hiệu suất của EIDE vừa không làm tăng chi phí cho các linh kiện điện tử không có cách nào khác là phải thay giao diện kiểu parallel (song song) bằng kiểu serial (nối tiếp), và kết quả là sự ra đời của giao diện SATA.
Ổ đĩa SATA
Trước đây, các chuẩn ATA (IDE, EIDE) và SATA thế hệ đầu tiên được sử dụng phổ biến trong máy tính cá nhân thông thường trong khi chuẩn SCSI có tốc độ cao hơn được sử dụng chủ yếu trong máy chủ và máy trạm. Gần đây, các chuẩn SATA thế hệ tiếp theo với tốc độ giao tiếp cao hơn đang được sử dụng rộng rãi trong các máy tính cá nhân sử dụng các thế hệ chipset mới.
Các thông số của ổ đĩa cứng
– Chuẩn giao tiếp: Có nhiều chuẩn giao tiếp khác nhau giữa ổ đĩa cứng bo mạch chủ, sự đa dạng này một phần xuất phát từ yêu cầu tốc độ đọc/ghi dữ liệu khác nhau giữa các hệ thống máy tính, phần còn lại do các ổ giao tiếp nhanh có giá thành cao hơn nhiều so với các chuẩn thông dụng. Ba chuẩn thông dụng hiện nay là EIDE, SCSI, và SATA.
– Dung lượng: Dung lượng của ổ đĩa cứng được tính theo các đơn vị dung lượng cơ bản thông thường là Byte, KB, MB, GB, TB. Trước đây, khi dung lượng ổ cứng còn thấp người ta thường dùng đơn vị là MB. Bây giờ, người ta lại dùng đơn vị là GB và trong tương lai, chắc người ta sẽ tính theo TB. Đa số các hãng sản xuất đều tính dung lượng theo cách tính 1GB = 1000MB trong khi hệ điều hành (hoặc các phần mềm kiểm tra) lại tính 1GB = 1024MB nên dung lượng do hệ điều hành báo cáo thường thấp hơn so với dung lượng ghi trên nhãn đĩa (ví dụ ổ đĩa cứng 40 GB thường chỉ đạt khoảng 37-38 GB).
– Tốc độ quay: Tốc độ quay của đĩa cứng được ký hiệu là rpm (revolutions per minute – số vòng quay trong một phút). Tốc độ quay càng cao thì ổ đĩa làm việc càng nhanh do chúng thực hiện việc đọc/ghi nhanh hơn, thời gian tìm kiếm thấp hơn.
Các tốc độ quay thông dụng hiện nay là 5.400 rpm (thông dụng với các ổ đĩa cứng 3,5” sản xuất cách đây 2-3 năm) và 7.200 rpm (thông dụng với các ổ đĩa cứng sản xuất từ 2008). Ngoài ra, tốc độ của các ổ đĩa cứng trong các máy tính cá nhân cao cấp, máy trạm và các máy chủ có sử dụng giao tiếp SCSI có thể lên tới 10.000 rpm hay 15.000 rpm.
– Bộ nhớ đệm (cache hoặc buffer): Bộ nhớ đệm có nhiệm vụ lưu tạm dữ liệu trong quá trình làm việc của ổ đĩa cứng nên độ lớn của bộ nhớ đệm có ảnh hưởng đáng kể tới hiệu suất hoạt động của ổ đĩa cứng bởi việc đọc/ghi không xảy ra tức thời (do phụ thuộc vào sự di chuyển của đầu đọc/ghi, dữ liệu được truyền tới hoặc đi) sẽ được đặt tạm trong bộ nhớ đệm. Trong thời điểm năm 2007, dung lượng bộ nhớ đệm thường là 2 hoặc 8 MB cho các loại ổ đĩa cứng dung lượng đến 160 GB và 16 MB hoặc cao hơn cho các ổ đĩa cứng dụng lượng lớn hơn.
– Tốc độ truyền dữ liệu: Đa phần tốc độ truyền dữ liệu trên các chuẩn giao tiếp thấp hơn so với thiết kế của nó bởi có nhiều thông số ảnh hưởng đến tốc độ truyền dữ liệu của ổ đĩa cứng như: tốc độ quay của đĩa từ, số lượng đĩa từ trong ổ đĩa cứng, công nghệ chế tạo, dung lượng bộ nhớ đệm…
– Kích thước: Để đảm bảo thay thế lắp ráp vừa với các loại máy tính, kích thước của ổ đĩa cứng được chuẩn hoá thành 6 loại là: 5,25 inch dùng trong các máy tính các thế hệ trước. 3,5 inch dùng cho các máy tính cá nhân, máy trạm, máy chủ. 2,5 inch dùng cho máy tính xách tay. 1,8 inch hoặc nhỏ hơn dùng trong các thiết bị kỹ thuật số cá nhân và PC Card. 1,0 inch dùng cho các thiết bị siêu nhỏ (micro device).
Kích thước ổ đĩa cứng 1,8”, 2,5” và 3,5” (từ trái qua phải)
Các công nghệ đặc biệt cho ổ đĩa cứng
1. S.M.A.R.T
(Self-Monitoring, Analysis, and Reporting Technology) là công nghệ tự động giám sát tình trạng hoạt động của ổ đĩa cứng để thông qua BIOS, các phần mềm thông báo cho người sử dụng biết trước các hư hỏng có thể xẩy ra để có các hành động chuẩn bị đối phó (như sao chép dữ liệu dự phòng hoặc có các kế hoạch thay thế ổ đĩa cứng mới).
S.M.A.R.T chỉ giám sát những sự thay đổi, ảnh hưởng của phần cứng đến quá trình lỗi xảy ra của ổ đĩa cứng bao gồm những hư hỏng theo thời gian của phần cứng như: đầu đọc/ghi (mất kết nối, khoảng cách làm việc với bề mặt đĩa thay đổi), động cơ (xuống cấp, mòn trục), bo mạch của ổ đĩa (hư hỏng linh kiện hoặc làm việc sai). S.M.A.R.T không hề ảnh hưởng đến tốc độ làm việc và truyền dữ liệu của ổ đĩa cứng. Gần đây S.M.AR.T được coi là một tiêu chuẩn quan trọng trong ổ đĩa cứng và người sử dụng có thể bật (enable) hoặc tắt (disable) chức năng này trong BIOS.
2. Ổ cứng lai
Ổ cứng lai (hybrid hard disk drive) là các ổ đĩa cứng thông thường được gắn thêm các phần bộ nhớ flash trên bo mạch của ổ đĩa cứng. Cụm bộ nhớ flash này hoạt động khác với cơ chế làm việc của bộ nhớ đệm (cache) của ổ đĩa cứng do dữ liệu chứa trên chúng không bị mất đi khi mất điện nguồn. Vai trò của phần bộ nhớ flash là:
Lưu trữ dữ liệu trước khi ghi vào đĩa cứng, chỉ khi máy tính đã đưa các dữ liệu đến một mức nhất định (tuỳ từng loại ổ cứng lai) thì ổ đĩa cứng mới tiến hành ghi dữ liệu vào các đĩa từ, điều này giúp sự vận hành của ổ đĩa cứng hiệu quả và tiết kiệm điện năng hơn nhờ việc không phải thường xuyên hoạt động.
Giúp tăng tốc độ giao tiếp với máy tính vì việc đọc dữ liệu từ bộ nhớ flash nhanh hơn so với việc đọc dữ liệu tại các đĩa từ.
Giúp hệ điều hành khởi động nhanh hơn nhờ việc lưu các tập tin khởi động của hệ thống vào bộ nhớ flash.
Kết hợp với bộ nhớ đệm của ổ đĩa cứng tạo thành một hệ thống hoạt động hiệu quả.
Những ổ cứng lai được sản xuất hiện nay thường sử dụng bộ nhớ flash với dung lượng không lớn (128, 256 MB) vì giá thành sản xuất bộ nhớ flash quá cao. Do sử dụng dung lượng nhỏ như vậy nên tốc độ làm việc chưa được cải thiện nhiều và người sử dụng thường khó nhận ra sự hiệu quả của chúng khi thực hiện các tác vụ thông thường. Do ổ cứng lai có giá thành khá đắt (khoảng 300 USD cho dung lượng 32 GB) nên chúng chỉ mới được sử dụng trong một số loại máy tính xách tay cao cấp.
3. Ổ cứng SSD
Ổ SSD (Solid-State Drive) là ổ cứng không sử dụng đĩa từ mà hoàn toàn dựa trên bộ nhớ flash NAND. Do đó, ổ cứng SSD có độ bền cao khi di chuyển (do không có bộ phận cơ khí), tiêu thụ ít điện năng hơn, nhẹ hơn, nhỏ hơn và tốc độ làm việc nhanh hơn ổ cứng thông thường rất nhiều.
Hiện giá SSD vẫn còn cao so với túi tiền của người tiêu dùng, dù vẫn giảm 30%/năm. Ví dụ, loại 64 GB giá khoảng 900 USD, 128 GB giá 1.500 USD trong khi ổ cứng thông thường dung lượng tương đương chỉ có giá trên dưới 100 USD
Các thành phần cấu tạo ổ đĩa cứng
Ổ đĩa cứng gồm các thành phần, bộ phận có thể liệt kê tổng quát và giải thích như sau:
1. Cụm đĩa
Đĩa từ (platter): Thường bằng nhôm hoặc thuỷ tinh, trên bề mặt được phủ một lớp vật liệu từ tính để chứa dữ liệu. Tuỳ theo hãng sản xuất mà số lượng đĩa có thể nhiều hơn một và các đĩa này được sử dụng một hoặc cả hai mặt trên và dưới. Các đĩa từ được gắn song song, quay đồng trục, cùng tốc độ với nhau khi hoạt động.
Động cơ và trục quay: các đĩa từ được gắn lên trục quay nối trực tiếp với động cơ quay đĩa cứng. Trục quay có nhiệm vụ truyền chuyển động quay từ động cơ đến các đĩa từ. Trục quay được chế tạo bằng các vật liệu nhẹ như hợp kim nhôm và được chế tạo tuyệt đối chính xác để đảm bảo trọng tâm của chúng không bị sai lệch.
2. Cụm đầu đọc
Đầu đọc/ghi (head): Đầu đọc đơn giản được cấu tạo gồm lõi ferit và cuộn dây (giống như nam châm điện). Đầu đọc trong đĩa cứng có công dụng đọc dữ liệu dưới dạng từ hoá trên bề mặt đĩa từ hoặc từ hoá lên các mặt đĩa khi ghi dữ liệu. Số đầu đọc ghi luôn bằng số mặt hoạt động được của các đĩa cứng.
Cần di chuyển đầu đọc/ghi (head arm hoặc actuator arm): Đầu đọc/ghi được gắn vào cần di chuyển đầu đọc/ghi. Cần có nhiệm vụ di chuyển theo phương song song với các đĩa từ ở một khoảng cách nhất định, dịch chuyển và định vị chính xác đầu đọc tại các vị trí từ mép đĩa đến vùng phía trong của đĩa (phía trục quay). Các cần di chuyển đầu đọc được di chuyển đồng thời với nhau do chúng được gắn chung trên một trục quay (đồng trục).
3. Cụm mạch điện
Mạch điều khiển: có nhiệm vụ điều khiển động cơ đồng trục, điều khiển sự di chuyển của cần di chuyển đầu đọc để đảm bảo đến đúng vị trí trên bề mặt đĩa.
Mạch xử lý dữ liệu: dùng để xử lý những dữ liệu đọc/ghi của ổ đĩa cứng.
Bộ nhớ đệm (cache hoặc buffer): là nơi tạm lưu dữ liệu trong quá trình đọc/ghi dữ liệu. Dữ liệu trên bộ nhớ đệm sẽ mất đi khi ổ đĩa cứng ngừng được cấp điện.
Đầu cắm nguồn cung cấp điện cho ổ đĩa cứng.
Đầu kết nối giao tiếp với máy tính.
Các cầu nối (jumper): Lựa chọn chế độ làm việc của ổ đĩa cứng (SATA 150 hoặc SATA 300) hay thứ tự trên các kênh trên giao tiếp IDE (master hay slave hoặc tự lựa chọn), lựa chọn các thông số làm việc khác…
4. Vỏ đĩa cứng
Phần đế chứa các linh kiện gắn trên nó, phần nắp đậy lại để bảo vệ các linh kiện bên trong. Vỏ ổ đĩa cứng có chức năng chính nhằm định vị các linh kiện, chịu đựng sự va chạm (ở mức độ thấp) để bảo vệ ổ đĩa cứng và đảm bảo độ kín khít để không cho phép bụi được lọt vào bên trong của ổ đĩa cứng. Trên vỏ bảo vệ có các lỗ thoáng đảm bảo cản bụi và cân bằng áp suất giữa môi trường bên ngoài và môi trường không khí có độ sạch cao bên trong.
Cấu trúc dữ liệu của đĩa cứng
Track
Trên một mặt làm việc của đĩa từ chia ra nhiều vòng tròn đồng tâm tạo thành các track (rãnh) để xác định các vùng lưu trữ dữ liệu riêng biệt trên mặt đĩa. Track trên ổ đĩa cứng không cố định từ khi sản xuất, chúng có thể thay đổi vị trí khi định dạng cấp thấp ổ đĩa (low format).
Khi một ổ đĩa cứng đã hoạt động nhiều năm liên tục, phần cơ của nó sẽ bị bào mòn và làm việc không chính xác như khi mới sản xuất. Nếu kiểm tra bằng các phần mềm cho thấy nhiều vùng trên đĩa bị hư hỏng (bad block) thì nên tín hành format cấp thấp cho nó để tái cấu trúc lại các track cho phù hợp hơn với sự xuống cấp của phần cơ.
Sector
Mỗi track được chia thành những phần nhỏ bằng các đoạn hướng tâm tạo thành các sector (cung từ). Sector là đơn vị chứa dữ liệu nhỏ nhất. Theo chuẩn thông thường thì một sector chứa (dung lượng) 512 byte. Số sector trên các track từ phần rìa đĩa vào đến vùng tâm đĩa là khác nhau, các ổ đĩa cứng đều chia ra hơn 10 vùng mà trong mỗi vùng có số sector/track bằng nhau.
Cluster
Trong lĩnh vực lưu trữ dữ liệu (đĩa mềm hoặc đĩa cứng) ở mức độ hệ điều hành (HĐH), cluster (liên cung) là một đơn vị lưu trữ gồm một hoặc nhiều sector. Khi HĐH lưu trữ một tập tin vào đĩa, nó ghi tập tin đó vào hàng chục, có khi hàng trăm cluster liền nhau. Nếu không sẵn cluster liền nhau, HĐH sẽ tìm kiếm cluster còn trống ở kế đó và ghi tiếp tập tin lên đĩa. Quá trình cứ tiếp tục như vậy cho đến khi toàn bộ được cất giữ hết.
Cylinder
Tập hợp các track cùng bán kính ở các mặt đĩa khác nhau tạo thành các cylinder (trụ). Trên đĩa hai mặt, một cylinder sẽ bao gồm rãnh 1 của mặt trên và rãnh 1 của mặt dưới. Trên các đĩa cứng sắp xếp cái này chồng lên cái kia, một cylinder gồm các rãnh trên cả hai mặt của tất cả các đĩa. Trên một ổ đĩa cứng có nhiều cylinder bởi có nhiều track trên mỗi mặt đĩa từ.
Đọc và ghi dữ liệu trên bề mặt đĩa
Sự hoạt động của đĩa cứng cần thực hiện đồng thời hai chuyển động: Chuyển động quay của các đĩa và chuyển động ra vô của các đầu đọc. Đĩa từ quay được nhờ gắn cùng trục với động cơ và có tốc độ rất lớn từ 3600 đến 15.000 vòng/phút. Mỗi loại ổ đĩa cứng có một tốc độ nhất định tùy theo công nghệ chế tạo.
Khi đĩa cứng quay đều, cần di chuyển đầu đọc sẽ di chuyển đến các vị trí trên bề mặt phủ vật liệu từ theo phương bán kính của đĩa. Chuyển động này kết hợp với chuyển động quay của đĩa có thể làm đầu đọc/ghi tới bất kỳ vị trí nào trên bề mặt đĩa.
Tại các vị trí cần đọc ghi, đầu đọc/ghi có các bộ cảm biến với điện trường để đọc hay ghi dữ liệu.
Dữ liệu được ghi/đọc đồng thời trên mọi đĩa. Việc thực hiện phân bổ dữ liệu trên các đĩa được thực hiện nhờ các mạch điều khiển trên bo mạch của ổ đĩa cứng.
Thiết đặt chế độ hoạt động cho đĩa cứng
– Thiết đặt kênh: Các ổ đĩa cứng theo chuẩn giao tiếp ATA thường sử dụng hai kênh trên cùng một cáp truyền dữ liệu, chúng có thể được đặt là kênh chính (Master) hoặc kênh phụ (Slave). Việc thiết lập chỉ đơn giản là cắm các cầu đấu vào đúng vị trí của chúng trên các chân cắm. Sơ đồ vị trí luôn được hướng dẫn trên phần nhãn hoặc viết tắt cạnh cầu đấu như sau: MA (hoặc M) là Master, SL (hoặc S) là Slave; CS (hoặc C) là Cable select (tự động lựa chọn theo cáp truyền dữ liệu). Nên chọn ổ đĩa cứng chứa phân vùng cài hệ điều hành làm kênh chính, các ổ đĩa cứng vật lý dùng cho lưu trữ hoặc các tập tin không được truy cập thường xuyên nên đặt là ổ phụ (slave).
– Thiết đặt chuẩn giao tiếp: Một số ổ đĩa cứng sử dụng giao tiếp SATA thế hệ thứ 2 (300 MBps) có thể hoạt động phù hợp hơn với bo mạch chủ chỉ hỗ trợ giao tiếp SATA thế hệ đầu tiên (150 MBps) bằng cách đổi các cầu đấu thiết đặt. Hướng dẫn về cách đổi có thể được ghi trên nhãn đĩa hoặc chỉ có thể tìm thấy trong các phần hướng dẫn tại website của hãng sản xuất.
Phân vùng (Partition)
Phân vùng (partition) là tập hợp các vùng ghi nhớ dữ liệu trên các cylinder gần nhau với dung lượng theo thiết đặt của người sử dụng để đáp ứng cho các mục đích sử dụng khác nhau.
Phân chia nhiều phân vùng không phải là điều bắt buộc đối với các ổ đĩa cứng để nó làm việc (người dùng có thể thiết đặt một phân vùng duy nhất cho cả ổ cứng), chúng chỉ giúp cho người dùng có thể cài đặt đồng thời nhiều hệ điều hành trên cùng một máy tính hoặc giúp việc quản lý các nội dung, lưu trữ, phân loại dữ liệu được thuận tiện và tối ưu hơn, tránh sự phân mảnh của các tập tin.
Phân vùng ổ đĩa từ khi đĩa còn trống có ý nghĩa rất lớn, tương tự như xây dựng cơ sở hạ tầng cho ổ cứng của mình. Chuyện phân vùng đĩa cứng thì có thể ai cũng làm được, nhưng phân vùng như thế nào cho có hiệu quả thì lại là chuyện khác. Những lời khuyên dưới đây giúp sử dụng ổ đĩa cứng một cách tối ưu hơn
Càng ít ổ đĩa càng tốt (chủ yếu là dễ quản lý), nhưng phải đủ để sau này cần thì có sẳn khỏi phải tạo thêm.
Thiết lập phân vùng chứa hệ điều hành chính tại các vùng phía ngoài rìa của đĩa từ (outer zone) bởi vùng này có tốc độ đọc/ghi cao hơn, dẫn đến sự khởi động hệ điều hành và các phần mềm khởi động làm việc được nhanh hơn. Phân vùng này thường được gán tên là C. Phân vùng chứa hệ điều hành không nên chứa các dữ liệu quan trọng bởi chúng dễ bị virus tấn công hơn các phân vùng khác. Vệc sửa chữa khắc phục sự cố của hệ điều hành rất dể làm mất toàn bộ dữ liệu tại phân vùng này và phải cài lại hệ điều hành.
Phân vùng thứ hai ngay sau phân vùng chứa hệ điều hành nên được dùng làm phân vùng chứa dữ liệu thường xuyên truy cập hoặc thay đổi. Trong quá trình sử dụng, nên thường xuyên thực hiện tác vụ chống phân mảnh tập tin trên phân vùng này.
Đặt riêng một phân vùng chứa các dữ liệu ít truy cập hoặc các file sao lưu. Phân vùng này nên đặt sau cùng, tương ứng với vị trí của nó ở gần khu vực tâm của đĩa (inner zone). Nên dùng tiện ích Ghost để sao lưu trọn phân vùng chứa hệ điều hành chủ lực của bạn, có đầy đủ các phần mềm ứng dụng cần dùng nhất, lưu ở phân vùng đó. Sau này, nếu hệ điều hành chủ lực của bạn chạy không ổn định, hoặc nhiễm virus, hỏng Master Boot Record thì không phải lo lắng. Bạn chỉ việc phục hồi hệ điều hành từ phân vùng đó về phân vùng khởi động là xong. Không cần phải cài đặt lại chương trình từ đầu.
Có nhiều phần mềm có thể sử dụng để quy hoạch các phân vùng đĩa cứng: Fdisk trong DOS, Disk Management của Windows (2000, XP) và một số phần mềm của các hãng khác, nhưng có thể chúng chỉ đơn thuần là tạo ra các phân vùng, xoá các phân vùng mà không thay đổi kích thước phân vùng đang tồn tại, chúng thường làm mất dữ liệu trên phân vùng thao tác. Partition Magic (hiện tại của hãng Symantec) thường được nhiều người sử dụng bởi tính năng mạnh mẽ, giao diện thân thiện và đặc biệt là không làm mất dữ liệu khi thao tác với các phân vùng.
Định dạng của phân vùng
Lựa chọn định dạng các phân vùng là hành động tiếp sau khi quy hoạch phân vùng ổ đĩa cứng. Tuỳ thuộc vào các hệ điều hành sử dụng mà cần lựa chọn các kiểu định dạng sử dụng trên ổ đĩa cứng. Một số định dạng sử dụng trong các hệ điều hành họ Windows có thể là:
FAT (File Allocation Table): Chuẩn hỗ trợ DOS và các hệ điều hành họ Windows 9X/Me (và các hệ điều hành sau). Phân vùng FAT hỗ trợ độ dài tên 11 ký tự (8 ký tự tên và 3 ký tự mở rộng) trong DOS hoặc 255 ký tự trong các hệ điều hành 32 bit như Windows 9X/Me. FAT có thể sử dụng 12 hoặc 16 bit, kích thước tối đa của một phân vùng FAT là 2 GB.
FAT32 (File Allocation Table, 32-bit): Tương tự như FAT, nhưng nó được hỗ trợ bắt đầu từ hệ điều hành Windows 95 OSR2 và toàn bộ các hệ điều hành sau này. Dung lượng tối đa của một phân vùng FAT32 có thể lên tới 2 TB (2.048 GB) nhưng do giới hạn dung lượng phân vùng đối với các ổ đĩa lớn nên kích thước lớn nhất của một phân vùng (cũng là kích thước của một ổ đĩa logic) khi sử dụng FAT32 là 32GB (và kích thước một tập tin tối đa là 4GB).
NTFS (Windows NT File System): Được hỗ trợ bắt đầu từ các hệ điều hành họ NT/2000/XP/Vista. Một phân vùng NTFS có thể có dung lượng tối đa đến 16 Exabytes.
Không chỉ có thế, các hệ điều hành họ Linux sử dụng các loại định dạng tập tin riêng. Có nhiều lý do có tính thuyết phục để sử dụng NTFS trên tất cả các phân vùng đĩa cứng của bạn. Việc mã hoá tập tin (File encryption), nén tập tin, cấp hạn ngạch đĩa (disk quotas), tính bảo mật ở mức độ từng tập tin, và những đặc trưng khác của Windows đòi hỏi NTFS. Bạn không thể sử dụng các đặc tính này trên các phân vùng được định dạng trong các hệ thống tập tin FAT. Vì NTFS là một hệ thống tập tin mạnh hơn, nó cũng đòi hỏi sự phục vụ nhiều hơn của hệ thống (tức là làm cho hiệu suất của hệ thống có thể giảm đi). Tuy nhiên, trong hầu hết các trường hợp, sự khác biệt nhỏ về hiệu suất không có gì là đáng kể so với những ưu điểm mà nó mang lại.
Format
Format là sự định dạng các vùng ghi dữ liệu của ổ đĩa cứng. Tuỳ theo từng yêu cầu mà có thể thực hiện sự định dạng này ở các thể loại cấp thấp hay sự định dạng thông thường.
Format cấp thấp (low-level format):là sự định dạng lại các track, sector, cylinder. Format cấp thấp thường được các hãng sản xuất thực hiện lần đầu tiên trước khi xuất xưởng các ổ đĩa cứng. Người sử dụng chỉ nên dùng các phần mềm của chính hãng sản xuất để format cấp thấp (cũng có các phần mềm của hãng khác nhưng có thể các phần mềm này không nhận biết đúng các thông số của ổ đĩa cứng khi tiến hành định dạng lại).
Khi các ổ cứng đã làm việc nhiều năm liên tục hoặc có các khối hư hỏng xuất hiện nhiều, điều này có hai khả năng: sự lão hoá tổng thể hoặc sự rơ rão của các phần cơ khí bên trong ổ đĩa cứng. Cả hai trường hợp này đều dẫn đến một sự không đáng tin cậy khi lưu trữ dữ liệu quan trọng trên nó, do đó việc định dạng cấp thấp có thể kéo dài thêm một chút thời gian làm việc của ổ đĩa cứng để lưu các dữ liệu không mấy quan trọng. Format cấp thấp giúp cho sự đọc/ghi trên các track đang bị lệch lạc trở thành phù hợp hơn khi các track đó được định dạng lại.
Format cấp cao (high-level format): là các hình thức format thông thường mà người sử dụng thực hiện bởi các lệnh sẵn có trong các hệ điều hành (DOS hoặc Windows), hình thức format này có thể có hai dạng:
Format nhanh (quick): Đơn thuần là xoá vị trí lưu trữ của dữ liệu trong danh sách theo dõi để hệ điều hành hoặc các phần mềm có thể ghi đè dữ liệu mới lên các dữ liệu cũ.
Format thông thường: Xoá bỏ các dữ liệu cũ và đồng thời kiểm tra phát hiện khối hư hỏng (bad block), đánh dấu chúng để chúng không còn được vô tình sử dụng đến trong các phiên làm việc sắp tới (nếu không có sự đánh dấu này, hệ điều hành sẽ ghi dữ liệu vào khối hư hỏng đó vì không biết và sau này có thể không đọc lại được dữ liệu đã ghi).
Lắp ráp ổ cứng
– Chọn một vị trí thích hợp trên các giá có sẵn của case để đặt ổ cứng, sao cho ở mặt trên và mặt dưới ổ cứng có khoảng trống để dể giải nhiệt. Vặt vít 2 bên để cố định ổ cứng với Case, dùng vít răng thưa và vặn vừa cứng tay để không làm hư răng mà vẫn đủ chặt để ổ cứng không bị rung.
– Nối dây dữ liệu vào ổ cứng, đầu cáp IDE rộng và có gờ ở 1 cạnh dài để chống cắm ngược, đầu cáp SATA nhỏ và có gờ chống cắm ngược ở 1 cạnh ngắn. Lưu ý: Trong trường hợp nối 2 ổ cứng IDE trên cùng một dây dữ liệu, bạn cần phải xác lập ổ chính, ổ phụ bằng Jumper trên ỗ đĩa (xem hướng dẫn thiết lập in trên nhãn đĩa)
Sau đó, cắm đầu cuối của cáp dữ liệu vào đầu nối IDE hay SATA (tùy theo loại ổ cứng) trên bo mạch chủ. Xem ký hiệu ghi trên bo mạch chủ để xác định vị trí chính xác của đường cáp chính và phụ.
– Nối đầu cắm dây nguồn vào ổ cứng, đầu cắm nguồn cho ổ IDE nhỏ hơn đầu cắm dữ liệu, thường có màu trẳng với 2 cạnh vát để chống cắm ngược, đầu cắm nguồn cho ổ SATA lớn hơn đầu cắm dữ liệu, thường có màu đen, có các gờ bên hông và mặt dưới để chống cắm ngược.
Bạn có thể gắn thêm một quạt giải nhiệt vào mặt dưới của HDD nếu muốn HDD mát hơn trong quá trình hoạt động.
Sau khi lắp ráp hoàn chỉnh, vị trí ổ cứng và các dây cáp sẽ tương tự như hình minh họa
Bạn muốn in 10 trang giấy hai mặt nhưng chỉ có máy in một mặt. Vậy làm thế nào để thuận tiện nhất khi in mà chỉ lật giấy 1 lần? Bài này sẽ giúp bạn in hai mặt trên máy in một mặt với thủ thuật thật đơn giản.
Chế độ in này hiện được tích hợp phổ biến trong nhiều dòng máy in thông dụng. Bạn cần thiết lập trước khi in thông qua từng bước.
Bước 1: Mở tài liệu cần in, ấn Ctrl + P để hiển thị hộp thoại in ấn.
Bước 2: Tại phần Printer, bạn chọn Properties.
Bước 3: Khi hộp thoại về máy in hiển thị, bạn chọn Finishing > Document Options > Print On Both Sides (Manually).
Phần Page Per Sheet cho bạn chọn số lượng trang in trên từng trang. Sau khi thiết lập xong, bạn chọn OK để hoàn tất. Bạn quay trở lại văn bản cần in. Nhấn OK để hoàn tất lệnh in để in tài liệu.
Bây giờ, thay vì in theo chế độ thông thường thì máy in sẽ load toàn bộ trang in và bắt đầu in. Bạn không cần trở giấy. Bạn chỉ việc nhìn theo hướng dẫn của máy in hiển thị và nhấn nút theo hướng dẫnlà bạn đã có trong tay một tài liệu in hai mặt tiết kiệm giấy và dễ nhìn.
Thêm một cách là bạn có thể theo dõi video hướng dẫn sau:
Lưu ý: Khi in hai mặt, bạn không cần trở giấy, trước khi nhấn Continue hoặc nút công tắc in (tùy theo máy), bạn chỉ việc để nguyên những tờ đã in một mặt và để vào khay in là máy in sẽ tự động in mặt còn lại.
Hiện nay, có nhiều dòng máy in đã hỗ trợ chế độ in này như Canon, HP, Lemark… Bạn có thể xem trên thông số kỹ thuật (Both Sides) trước khi mua máy.
Có thể bạn sẽ gặp thuật ngữ lạ đến nỗi trước đây và sau này chắc không gặp lại, nhưng cũng có thể bạn phát hiện một vài thuật ngữ rất hay dùng thường xuyên.
■ 0 và 1: Tương tự như đóng hoặc mở, dương và âm. 0 và 1 là hai con số của hệ đếm nhị phân, là cơ sở để ứng dụng các thuật toán trong máy tính điện tử. Hoặc là 0 hoặc là 1 thì đó là 1 bit (viết tắt của Binary Digit).
■ Byte: là một nhóm gồm 8 bit, nó là các số từ 0-9 và các ký tự từ A-Z.
■ Kilobit và Kilobyte: Một kilomets =1.000 m; 1kilogam = 1.000 gam thì ai cũng biết nhưng 1 Kilobit lại bằng 1.024 bít và 1 Kilobyte = 1.024 byte. Tại sao kỳ cục vậy? Đơn giản là 1 Kilobyte = 210 byte = 1.024 byte. Vì vậy người ta có quy ước là chữ k viết thường chỉ 1.000 còn chữ K viết hoa chỉ 1.024 cho nên viết tắt của Kilobyte phải là KB. Tương tự như vậy là MB, GB, TB…
■ Kbps: Viết tắt của Kilobits per second tức là Kilobit trên một giây. Đây là việc đo tốc độ chuyển dữ liệu trên mạng máy tính
■ Drive và Driver: thoạt nhìn thì hai chữ Drive và Driver khá giống nhau nhưng ý nghĩa thì hoàn toàn khác biệt.
Drive: Là từ chỉ các thiết bị lưu trữ dữ liệu như ổ đĩa cứng, đĩa mềm, đĩa quang (CD, DVD…)
Driver: Theo nghĩa thông thường là người lái xe hoặc tài xế. Nhưng trong tin học thì Driver là một dạng phần mềm đóng vai trò cầu nối giữa hệ điều hành và các thiết bị phần cứng gắn thêm vào hệ thống. Hệ điều hành Windows hỗ trợ nhiều thiết bị phần cứng như ổ đĩa CD, DVD, máy in, máy scan, webcam… Tuy nhiên, cũng là những thiết bị ấy mà chưa được Windows hỗ trợ thì người dùng phải cài thêm Driver để Windows nhận diện được và cho phép thiết bị hoạt động.
Thông thường thì khi mua thiết bị mới để gắn vào hệ thống sẽ được cung cấp đĩa CD chứa Driver đi kèm. Nếu người bán mà quên không giao đĩa Driver thì phải hỏi ngay để khỏi phiền phức về sau. Nếu máy tính có nối mạng internet thì có thể lên mạng để tìm driver phù hợp với thiết bị.
■ Bộ gõ: Để có thể gõ được tiếng Việt trong môi trường Windows chúng ta cần phải có một bộ gõ, phổ biến hiện nay là bộ gõ Unikey, VietKey… Có nhiều cách gõ khác nhau như Telex, VNI… Và không chỉ bộ gõ tiếng Việt thông thường mà còn có nhiều bộ gõ độc đáo khác như Bộ gõ HanNom IME, HanoKey…
■ OS: là từ viết tắt của Operation System tức là hệ điều hành, tức là phần mềm chủ lực được cài vào để điều khiển máy tính. Các phần mềm ứng dụng sẽ được cài đặt sau OS và hoạt động trong môi trường mà OS quản lý nó.
■ Blog: Một dạng nhật ký trên internet, có thể coi đó là một dạng rút gọn của thiết kế web. Blog thường là của một cá nhân, có thể đặt chế độ cho mọi người cùng xem hoặc chế độ riêng tư.
■ Blogger: Người viết blog
■ Account: Tài khoản, kết hợp giữ hai yếu tố là User name (tên người dùng) và password (mật khẩu truy nhập) do một dịch vụ tin học nào đó cung cấp khi chúng ta đăng ký sử dụng. Điển hình nhất là Account khi đăng nhập vào để sử dụng Windows XP đối với máy có phân quyền. Hoặc đăng ký sử dụng email thì chúng ta phải có tên người dùng và mật khẩu đăng nhập.
■ Log in: Khi đã có tài khoản thì gõ tên người dùng rồi đén mật khẩu để đăng nhập, sử dụng một dịch vụ, đó chính là Login. Từ tương tự là Sign in.
■ Log off (out): Trái nghĩa với Login tức là đăng xuất, thoát ra không sử dụng một dịch vụ nào đó. Từ tương tự là Sign out.
■ FTP: Viết tắt của File Transfer Protocol, là giao thức truyền file trên mạng, thường là dùng để đưa dữ liệu lên mạng hoặc server (máy chủ chứa dữ liệu hoặc trang web), cổng mặc định là 21. Xem thêm tại đây
■ Capture: Bắt hình trên desktop, là cách ghi lại hình ảnh đang hiển thị trên màn hình. Hình ảnh ấy có thể là giao diện của một trang web, giao diện của một phần mềm… Có nhiều cách capture hình ảnh khác nhau. Đơn giản nhất là ấn nút Print Screen rồi mở MS Paint ra, thực hiện lệnh với tổ hợp phím Ctrl + V để đưa hình vào Paint rồi lưu lại. Cũng có thể bắt hình thông qua phần mềm của hãng thứ ba với nhiều tùy biến như lấy hình một khu vực nhất định, lấy hình với các hiệu ứng đặc biệt… Những phần mềm nổi tiếng hiện nay là MWSnap, Snippy…
■ Screen Resolution: Độ phân giải của màn hình, độ phân giải càng cao hình ảnh càng mịn và trung thực hơn. Độ phân giải được tính bằng pixel (điểm ảnh). Các độ phân giải thường gặp là: 640 x 480 pixels, 800 x 600 pixels, 1024 x 768 pixels… Để thực hiện việc thay đổi độ phân giải thực hiện như sau: Bấm nút phải chuột trên khoảng trống của desktop, từ menu chọn properties, chọn thẻ Settings, trong khung Screen Resolution kéo thanh trượt để điều chỉnh sau đó bấm OK.
■ Character: Ký tự là những tự dạng sẽ hiển thị khi chúng ta gõ bàn phím. Minh họa rõ nhất là trong MS Word, khi gõ phím để soạn thảo văn bản thì các ký tự sẽ xuất hiện trên nền của Word. Các ký tự được sử dụng bao gồm từ 0-9; a-z và các ký tự đặc biệt như *, @, #, $, %, &, “, ?, :, ;….
■ Application Program: Chương trình ứng dụng. Là những chương trình được các nhà sản xuất phần mềm tạo nên để giúp người dùng máy tính thực hiện các công việc theo yêu cầu một cách thuận lợi hơn. Ví dụ như để tính toán thì chúng ta có thể ứng dụng trên bảng tính Excel, để quản lý hình ảnh thì dùng phần mềm Picasa… Đôi khi người ta còn đồng nhất chương trình ứng dụng với chương trình tiện ích.
■ Clipboard: Bảng ghi tạm hay vùng nhớ tạm. Khi chúng ta ra một lệnh sao chép (copy) thì dữ liệu được tạm thời ghi vào đó rồi lúc thực hiện lệnh paste để chép dữ liệu vào một file nào đó thì dữ liệu sẽ được lấy ra khỏi clipboard để thực hiện việc chép này.
■ FAT: Viết tắt của File Allocation Table tức bảng định vị file, có các loại bảng FAT như FAT 16, 32, NTFS. Bảng FAT được hệ điều hành sử dụng để ghi sự sắp xếp vật chất của các tập tin trên đĩa. Như kết quả của sự phân đoạn các tập tin có thể được tách thành nhiều phần đặt trong các vị trí khác nhau trên đĩa.
■ Portal: Nghĩa tiếng Việt là Cổng thông tin điện tử. Nó là một “siêu website”, là một trang web xuất phát mà từ đó người sử dụng có thể dễ dàng truy xuất các trang web và các dịch vụ thông tin khác trên mạng máy tính. Ban đầu khái niệm này được dùng để mô tả các trang web khổng lồ như là Yahoo, Lycos, Altavista, AOL… bởi mỗi ngày có hàng trăm triệu người sử dụng chúng như là điểm bắt đầu cho hành trình “lướt web” của họ. Lợi ích lớn nhất mà portal đem lại là tính tiện lợi, dễ sử dụng. Thay vì phải nhớ vô số các địa chỉ khác nhau cho các mục đích sử dụng khác nhau, thì với một web portal như Yahoo, người dùng chỉ cần nhớ yahoo.com, ở trong đó nhà cung cấp dịch vụ đã tích hợp mọi thứ mà khách hàng cần.
■ Function key: Phím chức năng, là các phím trên bàn phím được quy định những hoạt động định trước mà khi ấn vào phím đó thì chức sẽ hoạt động. Thường là các phím F từ F1 đến F12, phím Esc, Print Screen…
■ CD-R: Viết tắt của Compact Disc-Recordable drive, có nghĩa là ổ ghi đĩa CD. Nhưng bây giờ, người ta quen dùng CD-R để chỉ loại đĩa CDROM (Compact Disc-Read-Only Memory, đĩa CD bộ nhớ chỉ có thể đọc) chỉ có thể ghi dữ liệu một lần.
■ CD-RW: CD-ReWritable disc là loại đĩa CD-ROM có thể ghi rồi xóa và ghi lại nhiều lần. Đĩa CD-RW phải đạt tiêu chuẩn ghi xóa 1.000 lần trở lên.
■ x và X: Tốc độ ghi và đọc của ổ CD-R/CD-RW được tính bằng x (mỗi x tương đương 150KB/s). Vậy nếu ổ CD ghi 52x thì tương đương tốc độ đọc là 7.800KB/s và của CDRW là 32x thì tương đương 4.800KB/s. Chữ x viết thường dùng cho CD, trong khi đó đối với DVD thì tốc độ lại được ký hiệu với X (chữ X viết hoa) và tốc độ của 1X = 1,38 MBps. Như vậy 1 X bằng 9x.
■ Version: Phiên bản của một chương trình ứng dụng, một phần mềm… Người dùng thường thấy ghi là phần mềm ABC 1.0 hoặc XYZ 2.1 có nghĩa là phần mền ABC đang ở version (phiên bản) 1.0. Còn phần mềm XYZ thì đã ở phiên bản 2.1 và trước nó có thể là các phiên bản 1.0 rồi 2.0. Về lý thuyết thì phiên bản sau thường tối ưu hơn phiên bản trước, có nhiều tính năng hơn để phục vụ người dùng. Tuy nhiên, cũng có những trường hợp người dùng không cần phiên bản sau vì nó nặng nề hơn, những tính năng mới đối với họ là không cần thiết. Có thể từ phiên bản cũ cập nhật lên phiên bản mới hoặc sử dụng phiên bản mới mà không cần biết tới phiên bản cũ.
■ GUI viết tắt của Graphical User Interface: Được dịch là giao diện đồ hoạ dành cho người sử dụng. Với giao diện dòng lệnh, người dùng phải tiếp xúc và thao tác với máy tính bằng cách gõ phím để thực hiện tuần tự từng lệnh một, vừa khó khăn đối với người không thông thạo tiếng Anh, vừa phải nhớ các lệnh khá phiền phức. Với giao diện đồ hoạ, các file, thư mục, chương trình… được biểu thị bằng những hình ảnh, thường là các biểu tượng nhỏ như ngày nay chúng ta gặp trong môi trường Windows XP. Nhờ vậy, người dùng dễ thao tác hơn, khỏi phải nhớ đường dẫn, nhớ địa chỉ như trước mà chỉ đơn giản là bấm chuột vào biểu tượng để ra lệnh thực hiện. và cũng nhờ đơn giản hoá việc thực hiện mà sử dụng máy tính ngày càng dễ dàng hơn từ em bé đến cụ già chứ không phải chỉ giới hạn trong những chuyên gia như ngày trước.
■ Adobe Flash (trước đây là Macromedia flash) hay gọi ngắn gọn là Flash. Là từ dùng để chỉ chương trình sáng tạo đa phương tiện (multimedia) và phần mềm để hiển thị chúng Macromedia flash player. Flash dùng kỹ thuật đồ họa vectơ và đồ họa điểm (raster graphics). Ngoài ra Flash còn có một ngôn ngữ văn lệnh riêng gọi là ActionScript và có khả năng truyền và tải luồng âm thanh hoặc hình ảnh. Đúng ra thì từ Macromedia Flash nên được dùng để chỉ chương trình tạo ra các tập tin Flash. Còn từ Flash Player nên được dành để chỉ ứng dụng có nhiệm vụ thi hành hay hiển thị các tập tin Flash đó. Tuy vậy, chữ Flash được dùng để chỉ cả hai chương trình nói trên.
■ Ổ đĩa Flash hay còn gọi là ổ đĩa USB Flash là thiết bị lưu trữ dữ liệu sử dụng bộ nhớ flash tích hợp với giao tiếp USB (Universal Serial Bus). Chúng có kích thước nhỏ, nhẹ, có thể tháo lắp và ghi lại được. Dung lượng của các ổ USB flash trên thị trường có thể từ 32 MB trở lên (hiện đã có ổ đĩa dạng này có dung lượng hàng trăm GB. “Ổ USB” là loại thiết bị nhớ không mất dữ liệu khi ngừng cung cấp điện. Ổ USB flash có nhiều ưu điểm hơn hẳn các thiết bị lưu trữ tháo lắp khác, đặc biệt là đĩa mềm. Chúng nhỏ hơn, nhanh hơn, có dung lượng lớn hơn và tin cậy hơn đĩa mềm, do đó ngày nay ổ USB flash đã hoàn toàn thay thế cho các ổ đĩa mềm trong các máy tính cá nhân được sản xuất trong một vài năm gần đây.
■ Storage: Có nghĩa là lưu trữ, tích trữ. Thực ra người ta viết đầy đủ sẽ là Storage Device tức là nói về các thiết bị lưu trữ trong một hệ thống máy tính. Có thể đó là đĩ mềm, đĩa cứng, đĩa CD/DVD, USB Flash Driver…
■ Boot: Hay chính xác hơn là Boot Record: Là bản ghi khởi động, chương trình dùng để khởi động máy tính. Khi ấn nút Power để khởi động máy tính thì một chương trình nằm trong ROM sẽ đọc dữ liệu trong Boot Sector. Chương trình này sẽ tiến hành nạp hệ điều hành rồi chuyển quyền cho hệ điều hành điều khiển các bước kế tiếp. Có thể quy định Boot (khởi động máy tính) từ nhiều thiết bị khác nhau như: Đĩa mềm, đĩa CD, đĩa cứng…
■ Domain: Là tên miền của một website ví dụ như Báo Tuổi Trẻ có website với tên miền là http://www.tuoitre.com.vn. Phần cuối của tên miền thường mang một ý nghĩa nhất định giúp người quan tâm dễ dàng hình dung đó là website của tổ chức hoặc cơ quan nào. Sau đây là một số ví dụ: .edu: Education – Giáo dục; .gov: Government – Chính phủ; .info: Information – Thông tin; .net: Network – mạng (máy tính); .org: Organization – Tổ chức.
■ Crop: Là cắt hoặc xén. Trong các ứng dụng đa phương tiện như video, hình kỹ thuật số, nhạc số… thì crop là gọt bỏ bớt những khoảng thừa hoặc cắt lấy một đoạn nhỏ để minh họa cho các chương trình khác.
■ Cut and Paste: Nghĩa là cắt và dán. Động tác dịch chuyển và sao chép một đoạn dữ liệu từ nơi này đến nơi khác.
■ Default: Mặc nhiên, mặc định. Đó là việc mà một thuộc tính, một điều kiện, một giá trị hay một tùy chọn được thừa nhận là đúng là hẳn nhiên lựa chọn nó trong điều kiện chưa có gì tường minh. Ví dụ như chọn font chữ trong MS Word là Times New Roman và kích cỡ là 14 rồi bấm nút Default để mặc định cho nó. Sau này, mỗi khi chạy MS Word, người dùng sẽ luôn luôn bắt đầu với font chữ này cho đến khi thay đổi font khác.
■ Install: Cài đặt, khởi tạo. Thông thường thì một hệ thống máy tính bao gồm các thiết bị phần cứng và phần mềm được cài đặt để hoạt động. Việc cài đặt phải bắt đầu từ hệ điều hành. Sau khi cài đặt hệ điều hành xong thì cài thêm một số phần mềm khác tùy theo nhu cầu sử dụng.
■ Remove: Gỡ bỏ. Thuật ngữ này không ngầm chỉ gỡ một thiết bị, một phần cứng khỏi hệ thống máy tính mà thường là mang ý nghĩa việc gỡ bỏ một phần mềm đã được cài đặt vào hệ thống.
■ Hiden: Ẩn – là thuộc tính được quy định cho file, thư mục… Nó không bị xóa bỏ đi nhưng không hiển thị trong môi trường bình thường của hệ điều hành. Quy định thuộc tính ẩn là một trong những cách bảo mật cho dữ liệu, tránh bị người khác xóa nhầm làm mất đi những dữ liệu quan trọng. Đặc biệt là những file hệ thống mà bị xóa bỏ thì máy tính sẽ bị trục trặc ngay.
■ Bộ Office và Open Office: Từ Office có nghĩa là văn phòng. Nhưng khi nói “bộ Office” thì người ta muốn nói về những phần mềm của hãng Microsoft có mục đích phục cụ công tác văn phòng. Các phần mềm thuộc bộ Office thông dụng nhất là: Word-soạn thảo văn bản; Excel – Bảng tính; Access – Quản lí dữ liệu; Power Point – Trình chiếu… Open Office cũng là bộ phần mềm phục vụ cho công tác văn phòng. Nhưng, Open Office là phần mềm mã nguồn mở và miễn phí. Không cần phải tốn tiền mua để sử dụng như bộ Office của hãng Microsoft.
■ Modem: Viết tắt của Modulator/Demodulator là thiết bị giúp chuyển dữ liệu của máy tính qua đường dây điện thoại. Nó biến dữ liệu số hóa từ máy tính thành tín hiệu analog để truyền tin. Đến với thiết bị nhận nó lại chuyển tín hiệu analog trở thành kỹ thuật số để hiển thị trên máy tính khác. Hiện nay băng thông rộng đang trở nên phổ biến do vậy modem đã dần lui về “dĩ vãng”.
■ Enable: Tạo khả năng, cho phép. Là việc cho phép thực hiện chức năng nào đó đối với máy tính. Trái nghĩa của nó là disable tức là vô hiệu hóa, hủy bỏ việc được phép thực hiện
■ Magnify: Khuyếch đại, phóng đại. Trong đồ họa máy tính là cách tăng lên bằng một hệ số chung cho các kích thước của một hình ảnh. Nhiều chương trình phần mềm trang bị công cụ magnify hình đôi kính, bấm vào công cụ này để phóng lớn hình ảnh hoặc ký tự cho dễ xem đối với người thị lực kém.
■ 3D: viết tắt của Three Dimentional hiểu nôm na là ba chiều. Thực ra đầy đủ phải là 3D computer graphic là những hình họa hiển thị trên máy tính với không gian 3 chiều. Khác biệt với hình họa phẳng 2D. Từ đó thêm nhiều thuật ngữ khác với 3D như: 3D Area: Vùng 3 chiều; 3D bar: Thanh 3 chiều; 3D effect: Hiệu ứng 3 chiều; 3D style: Kiểu (dáng) 3 chiều…
■ Overclock: Viết tắt là OC, là một thuật ngữ trong giới phần cứng nhằm diễn tả một trạng thái của thiết bị có tốc độ xử lý hiện tại vượt quá quy định của nhà sản xuất. Mục đích của việc Overclock là nhằm tăng hiệu suất xử lý của các thiết bị phần cứng. Làm sao lại có thể Overclock? Vì nhà sản xuất bao giờ cũng hạ thấp hiệu suất quy định xuống dưới mức tối đa theo tính toán để bảo đảm tính ổn định của thiết bị trong mọi hoàn cảnh. Việc Overclock có thể làm cho hệ thống kém ổn định hơn và giảm bớt tuổi thọ của thiết bị. OC rất đa dạng: OC card màn hình, OC RAM, OC monitor, OC chuột, OC card sound,… Tuy vậy, OC CPU là thông dụng nhất.
■ HDD S.M.A.R.T: S.M.A.R.T (viết rời, có dấu chấm, hổng phải “smart” – thông minh) là viết tắt từ thuật ngữ tiếng Anh : Self-Monitoring Analysis and Reporting Technology (ổ đĩa cứng có tích hợp kỹ thuật tự kiểm tra, phân tích và báo cáo các trục trặc). Khi phát hiện ra các dấu hiệu hư hỏng, nó sẽ phát cảnh báo. Có thể là các thông báo của BIOS trên màn hình lúc khởi động máy tính, hoặc thông qua một phần mềm chẩn đoán có khả năng truy cập thông tin S.M.A.R.T. S.M.A.R.T được phát triển dựa trên kỹ thuật Predictive Failure Analysis (phân tích sự cố dự báo trước, PFA) của hãng IBM.
■ Slide Show: Là một từ ghép trong đó
Slide: có nghĩa là trượt nhẹ nhàng hoặc bản kính dương của đèn chiếu…
Show: Sự bày tỏ, trình bày, trình diễn…
Ghép hai từ lại với nhau thì trong tin học được hiểu là “Trình chiếu”. Một file với nhiều hình ảnh, ký tự, lồng ghép bên trong có thể là nhạc nền… Lần lượt được tự động trình bày từng khung hình một từ đầu đến cuối và có thể lặp lại vô hạn. Thường gặp nhất của việc trình chiếu là các file được tạo bởi Powerpoint định dạng ppt; file flash… Một từ khác cũng có thể hiểu “Trình chiếu” là Presentation.
■ Partition – Phân vùng ổ đĩa (cứng). Mỗi máy tính thường được gắn một hoặc vài ổ đĩa cứng làm nơi lưu trữ dữ liệu. Thông thường thì chỉ một ổ đĩa cứng mà thôi. Thế nhưng trong môi trường hệ điều hành chúng ta có thể thấy nhiều ổ đĩa cứng ký hiệu C; D; E; F… Thực ra đó là một ổ đĩa cứng về mặt vật lý, được chia thành nhiều phân vùng (partition) về mặt logic. Phân vùng ổ đĩa C thường là nơi cài đặt hệ điều hành và các phần mềm tiện ích. Các phân vùng còn lại thường chứa dữ liệu. Mỗi khi hệ điều hành bị trục trặc, không khắc phục được thì phải định dạng (format) lại phân vùng ổ đĩa C, cài lại hệ điều hành, mọi dữ liệu cũ trên ổ C sẽ mất sạch. Đó là lý do chính tại sao người ta phải tạo nhiều phân vùng khác nhau trên 1 ổ đĩa cứng duy nhất.
■ Symbol: theo nghĩa thông thường thì đó là ký hiệu, là vật tượng trưng. Nhưng trong môi trường tin học, đặc biệt là soạn thảo văn bản với MS-Word thì Symbol được hiểu là những ký tự đặc biệt. Ví dụ như đồng bảng Anh; đồng Euro, những ký tự Hy Lạp; La Mã… không hề có trên bàn phím do vậy không gõ để thể hiện trên văn bản được mà phải dùng hộp Symbol rồi bấm chuột lựa chọn ký tự phù hợp đưa vào văn bản.
■ Delete: Xóa bỏ, có thể là một ký tự, một file, một thư mục… ngược lại là Undelete. Đối với hệ điều hành Windows khi đã xóa bỏ khỏi thùng rác tái sinh (Recycle Bin) thì cần phải có một phần mềm để phục hồi và thao tác đó được gọi là Restore.
■ Access: Truy cập, truy nhập là thao tác để tiếp cận với nguồn dữ liệu mà máy tính đang quản lý. Sự truy cập có thể là trực tiếp tại một máy tính hoặc gián tiếp thông qua mạng máy tính.
Access key: Phím truy cập.
Access permission: quyền được truy cập (để phân biệt với sự truy cập trái phép).
Accessibility: Khả năng truy cập rộng rãi.
■ Active Window: Cửa sổ hiện hành. Đối với hệ điều hành đa nhiệm, người dùng có thể cùng một lúc mở nhiều chương trình ứng dụng khác nhau như vừa nghe nhạc vưà gõ văn bản… Mỗi chương trình sẽ được mở với một cửa sổ riêng biệt. Cửa sổ hiện hành là cửa sổ đang được chọn hay đang làm việc. Tương tự như vậy thì Active Document là tài liệu hiện hành; Active Object là đối tượng hiện hành….
■ Boot: Khởi động. Khi ấn nút Power cấp điện nguồn cho máy tính thì máy bắt đầu khởi động, có thể quy định cho máy khởi động từ một thiết bị nào đó như: đĩa mềm, đĩa cứng, đĩa CD… Quá trình khởi động hoàn tất thì hệ điều hành mới được nạp đầy đủ để bắt đầu làm việc.
Boot Disk: Là đĩa khởi động.
Boot Drive: Là ổ đĩa khởi động.
■ Custom: Nếu theo nghĩa thông thường thì đó là phong tục, tục lệ. Nhưng trong thuật ngữ tin học thì Custom/Customize lại có nghĩa là tùy biến. Khả năng để ngỏ cho người dùng chỉnh sửa các chức năng của một phần mềm, một ứng dụng nào đó theo ý thích, theo khả năng, mục đích sử dụng…
Custom Installation: Cài đặt tùy biến.
Custom setup: Thiết lập tùy biến.
Customzable: Có thể tùy biến.
■ Attachment: Gắn/ đính kèm. Thường gặp trong trường hợp gởi thư điện tử. Ngoài dòng tiêu đề thư, nội dung thư, người ta còn thực hiện việc gởi kèm theo email các file, có thể là hình ảnh, âm thanh, văn bản…
■ Data: Dữ liệu, hay có thể hiểu nôm na là những thông tin được lưu trử, xử lý, chuyển dịch… trong máy tính, hệ thống máy tính. Có nhiều kiểu dữ liệu khác nhau như văn bản, hình ảnh, âm thanh, video… + Data processing: Xử lý dữ liệu + Database: Cơ sở dữ liệu + Database application: Ứng dụng cơ sở dữ liệu
■ Free disk space: Không gian đĩa chưa dùng để lưu trữ dữ liệu, ví dụ ổ đĩa cứng có dung lượng 160 GB, đã cài đặt hệ điều hành và các phần mềm ứng dụng, đã lưu một số dữ liệu, tổng cộng hết 60GB, như vậy không gian còn trống của đĩa cứng ấy tất nhiên là 100GB. Tuy nhiên, không gian trống này có thể nằm rải rác chứ không tập trung vào 1 chổ trên đĩa. Một số phần mềm khi được cài đặt vào máy sẽ thực hiện động tác thăm dò để biết rằng không gian còn trống của ổ đĩa cứng có đủ để cài đặt chúng hay không.
■ Webhard: Là từ ghép của website và hard disk với ý nghĩa là ổ đĩa cứng trực tuyến, đây là một loại hình dịch vụ cung cấp cho người sử dụng một dung lượng trống trên đĩa cứng trực tuyến và người sử dụng sẽ phải chịu một khoản phí nhất định (cũng có những webhard miễn phí) để có thể lưu những nội dung khác nhau và chia sẻ chúng với người khác.
■ Password: Là mật khẩu, để bảo mật một dữ liệu, bảo vệ tính riêng tư… người dùng thường quy định một mật khẩu riêng đối với dữ liệu, thông tin… mà mình sử dụng, nếu không gõ đúng mật khẩu thì sẽ không mở được nội dung hay chương trình để sử dụng. Mật khẩu càng dài, càng phức tạp thì càng an toàn (vì khó dò tìm). Thông thường thì người ta đặt mật khẩu phối hợp cả chữ lẫn số và không nên dưới 8 ký tự.
■ UPS: (Uninterruptible Power Supply) chú ý tránh nhầm với USB. UPS là một thiết bị phụ để bảo vệ hệ thống máy tính. Trong trường hợp điện lưới bị ngắt đột ngột thì UPS vẫn tiếp tục cung cấp điện để máy tính hoạt động bình thường trong một khoảng thời gian. Điện áp cung cấp để duy trì hoạt động của máy tính khi điện lưới bị mất được cung cấp bởi ắc quy, chúng được sạc điện trong quá trình bật UPS. Ắc quy này có khả năng cung cấp điện cho máy tính từ 10 phút trở lên – tuỳ thuộc vào công suất của UPS và mức tiêu thụ điện năng của hệ thống.
■ Hand Pointer: Con trỏ chuột có hình bàn tay. Trong môi trường Windows ở trạng thái bình thường thì con trỏ chuột có hình mũi tên. Khi di chuyển đến vị trí chứa một siêu liên kết (bấm vào đó sẽ mở ra một trang mới) thì ở vị trí đó con trỏ chuột sẽ có hình bàn tay phải với ngón trỏ đang chỉ.
■ Highlight: Tô sáng, làm nổi bật. Khi muốn làm nổi bật đoạn nội dung nào đó trong các tài liệu, văn bản, thậm chí là hình ảnh kỹ thuật số cho người dùng dễ nhận diện thì sử dụng chuột hoặc hoặc bàn phím để đánh dấu. Tương tự như dùng cây bút tô sáng một văn bản giấy thông thường.
■ Computer simulation: Sự mô phỏng trên máy tính. Người ta sử dung máy tính để biễu diễn một tình huống có thực trong cuộc sống. Sự mô phỏng này rất đa dạng và hữu ích đối với nghiên cứu khoa học, giảm bớt sự nguy hiểm khi đưa vào thực tế. Ví dụ mô phỏng sự xảy ra của một phản ứng hóa học, mô phỏng các tình huống của những chuyến bay, thậm chí mô phỏng cả những vụ nổ hạt nhân…
■ bps: Viết tắt của từ tiếng Anh bits per second, có nghĩa là số bít trên một giây. Đây là thông số để đo tốc độ truyền dữ liệu giữa các thiết bị và máy tính, giữa máy tính với mạng internet… Ở mức độ cao hơn thì có Kbps (Kilobit/giây), Mbps (Megabit/giây)…
■ LAN: Viết tắt của Local Area Network – Mạng nội (cục) bộ. Là một hệ thống các máy tính và thiết bị ngoại vi trong cùng 1 khu vực hạn chế được nối kết với nhau qua dây cáp mạng hay sóng vô tuyến (wireless). Thông qua mạng LAN người dùng có thể chia sẻ tài nguyên, dữ liệu, máy in, máy scan, dùng chung phần mềm, truyền thông tin cho nhau…
■ History: Rất dễ hiểu vì tiếng Anh có nghĩa là lịch sử. Nhưng trong một trình duyệt như IE hoặc cả FireFox thì có nghĩa rộng hơn là trong quá khứ chúng ta đã ghé thăm những trang web nào. Có thể là cách đây 1 ngày, 1 tuần hoặc 1 mốc thời điểm cụ thể. Công cụ này giúp chúng ta dễ dàng mở lại nội dung trước đó từng xem.
■ Hacker: Người ta thường dịch là tin tặc, hoặc kẻ lạm dụng kỹ thuật tin học để trục lợi bất chính. Tuy nhiên, trên nghĩa rộng thì hacker là những người am hiểu về máy tính và mạng máy tính có thể xâm nhập, điều khiển máy tính từ xa để thu thập dữ liệu …
■ File: Tập tin hoặc có người gọi là Tệp hay Hồ sơ. Là một tập hợp dữ liệu được lưu dưới một định dạng nhất định ví dụ như file văn bản chứa các ký tự, hình ảnh… được lưu dưới dạng file DOC được tạo thành và được quản lý bởi MS Word.
File and print sharing: Chia sẻ tập tin và máy in (trong mạng máy tính)
File management: Quản lý tập tin
File type: Kiểu của file.
■ Online: được hiểu ngắn gọn là trực tuyến, có nghĩa là người dùng máy tính đang kết nối với mạng (thường là mạng internet) làm việc, khai thác thông tin và giao tiếp với các nhân vật khác…
■ Offline: Ngoại tuyến, tức là không kết nối với mạng, ngược lại với Online.
■ Help: Trợ giúp, hướng dẫn, tư liệu chỉ dẫn… trong các phần mềm luôn có phần Help để giải thích và hướng dẫn người dùng sử dụng cũng như thao tác với phần mềm.
Đây là bài đầu tiên cho loạt bài hướng dẫn sử dụng MicrosoftExcel 2003, hy vọng sẽ giúp bạn phần nào làm quen với phần mềm mà dân kế toán nào cũng phải biết.
Với công việc văn phòng, hầu như không ai không biết đến bộ chương trình Microsoft Word và Excel nổi tiếng của Microsoft, bộ chương trình này hiện gần như là một tiêu chuẩn ở các văn phòng công ty, doanh nghiệp và cũng là tiêu chuẩn để các phần mềm văn phòng ra đời sau nó phải “bắt chước” theo… Word và Excel cũng là 2 môn bạn cần nắm vững để đạt được chứng chỉ A tin học.
Tuy Microsoft đã phát hành Excel 2007 đã lâu nhưng hiện nay người sử dụng Excel 2003 vẫn chiếm tỷ lệ cao hơn người dùng Excel 2007. Do đó, trong khuôn khổ hạn chế của quyển sách này, người viết sẽ giúp bạn có cái nhìn khái quát về chương trình Excel 2003 cũng như các hàm công thức thông dụng để phục vụ cho công việc.
I. Các thao tác cơ bản trên Microsoft Excel 2003:
1. Mở / đóng / lưu chương trình:
a. Mở Excel
Để mở Excel bạn nhấp chuột để mở menu Start > chọn Programs > chọn MicrosoftOffice > chọn Microsoft Office Excel 2003.
Khi đó cửa sổ Excel sẽ có hình dạng như hình dưới:
Trong đó:
Tiêu đề của cửa sổ Excel, mặc định khi bạn mở Excel thì tài liệu có tên là Book1.
Thanh công cụ, chứa các công cụ để định dạng nội dung trong Excel.
Thanh Menu, cung cấp các menu xổ xuống với nhiều tùy chọn.
Vùng nội dung, nơi bạn nhập liệu, tính toán và trình bày bảng tính của mình.
Hộp Name, cho bạn biết chính xác tên của mỗi ô đang được chọn, tên của mỗi ô đều tuân theo quy tắc dọc – ngang, tức là ô thuộc hàng dọc chữ gì và hàng ngang thứ mấy.
Thanh Formula: Khi bạn nhập nội dung vào ô, nội dung đó đồng thời cũng xuất hiện trên thanh này.
Tab Sheet: Chứa các mẫu trang tính khác nhau, mặc định mỗi bảng tính Excel có 3 trang tính, bạn có thể thêm hoặc bớt số trang này.
b. Thoát khỏi Excel
Excel có 2 tùy chọn: đóng bảng tính đang làm việc và thoát khỏi Excel
Để thoát khỏi bảng tính Excel bạn mở menu File > chọn Close hoặc nhấp vào dấu X màu đen ở góc phải, phía dưới 3 nút công cụ tùy biến cửa sổ làm việc.
Để thoát khỏi chương trình Excel, bạn mở menu File > chọn Exit hay nhấn tổ hợp phím Alt+F4 hoặc dùng chuột nhấp vào nút X màu đỏ ở góc trên, bên phải cửa sổ chương trình.
Ở cả 2 trường hợp trên nếu bạn đã thay đổi nội dung của trang tính thì một hộp thoại sẽ hiện ra nhắc bạn lưu lại bảng tính, nếu chọn Yes thì hộp thoại Save sẽ hiện ra, bạn cần chỉ rõ nơi cần lưu cũng như tên tập tin, chọn No nếu muốn bỏ qua, và Cancel để quay về màn hình làm việc.
c. Lưu bảng tính:
Để lưu bảng tính thành một tập tin trên máy, bạn nhấp vào menu File > chọn Save, hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl + S trên bàn phím hay nhấp nút hình cái đĩa mềm trên thanh công cụ, hộp thoại Save As sẽ xuất hiện.
Ở đây bạn chọn nơi cần lưu bằng cách nhấp vào nút mũi tên chỉ xuống trong khung Save in, nếu bạn muốn tạo một thư mục mới thì bạn nhấp vào nút tạo thư mục, hộp thoại New Folder sẽ xuất hiện, bạn nhập tên thư mục cần tạo và nhấp OK
Trở về hộp thoại Save as bạn nhập tên của tập tin trong khung File name và nhấp Save.
Lưu ý: bạn cần nhớ rằng một tập tin Excel phiên bản sau có thể gặp trục trặc khi muốn xem bằng chương trình Excel bản trước đó, ví dụ: tập tin lưu bằng Excel 2003 có thể gặp vấn đề không mở được trên Excel 97, 2000. Để giải quyết vấn đề này, trong khi lưu bạn có thể chọn lưu để tương thích với phiên bản Excel trước đó bằng cách chọn như hình.
2. Sử dụng công cụ Zoom trong Excel 2003:
Công cụ Zoom trong Excel 2003 dùng để phóng to hay thu nhỏ màn hình làm việc của bạn, công cụ này thường nằm mặc định trên thanh công cụ chuẩn của Excel.
Mặc định thông số Zoom tại hộp công cụ này là 100%, tức tương đương với cỡ chữ in ra giấy, trong khi làm việc bạn có thể phóng to hay thu nhỏ bằng cách thay đổi thông số này với mức tối thiểu là 10 và tối đa là 400.
Zoom ở mức 50%
Zoom ở mức 100%
3. Cố định vị trí hàng / cột:
Khi làm việc với một bảng tính dài tràn qua hết màn hình làm việc, Excel 2003 thường mở rộng các cột về phía tay phải, cũng như các hàng về phía dưới, để quay trở lại các cột đầu tiên bạn cần nhấp vào các thanh thước và kéo về vị trí ban đầu. Tuy nhiên đôi khi làm việc tại các ô ở sau nhưng vẫn muốn đối chiếu với các cột ban đầu thì sao?
Việc kéo qua kéo lại để so sánh sẽ làm tốn rất nhiều thời gian, để giải quyết việc này bạn có thể thực hiện việc “đóng băng” một số cột, nghĩa là dù bạn kéo đến vị trí nào thì Excel vẫn thể hiện các cột đã được “khóa cứng” trên màn hình.
Ví dụ với bảng tính sau bạn cần đóng băng cột họ và tên để khi làm việc với các cột bên phải có thể đối chiếu được, bạn thực hiện như sau:
+ Nhấp chuột vào vị trí góc giao nhau giữa thước ngang và thước dọc
+ Khi trỏ chuột thay đổi như hình dưới, bạn nhấp giữ và kéo về phía trái đến vị trí cột cần cố định.
+ Khi thả tay ra, màn hình làm việc sẽ được chia ra như hình dưới, cột B sẽ xuất hiện 2 lần.
+ Tiếp đến bạn nhấp vào menu Windows > Freeze Panes, khi đó đường ngăn cách bạn tạo như trên sẽ được thu nhỏ lại thành một đường mảnh màu đen, đồng thời dãy cột phía bên tay phái đường kẻ này sẽ không xuất hiện dãy cột bên tay trái.
+ Khi đó cột B đã được cố định trên màn hình làm việc, bây giờ bạn có thể làm việc tại các cột bên cạnh nhưng vẫn đối chiếu được với dữ liệu ở cột đầu tiên.
4. Đổi các tùy chọn mặc định:
Để thay đổi các tùy chọn cơ bản này, bạn vào menu Tools, chọn Options…, ở hộp thoại Options bạn chọn thẻ General.
Tại thẻ này bạn chú ý các mục:
Recently used file list: Mặc định là 4 file Excel bạn mở gần đây sẽ được hiển thị trên Menu File, khi làm việc với nhiều tập tin và muốn gọi nhanh chúng ra, bạn có thể tăng số này lên tối đa là 9.
Sheets in new workbook: Khi một bảng tính mới được tạo, bạn có thể quy định lại số trang tính được tạo đồng thời tại đây, tối đa là 255 trang.
Standard font / Size: Quy định loại font và kích cỡ tiêu chuẩn cho bảng tính.
Default file location: Quy định thư mục hoặc ổ đĩa mặc định khi bạn mở tập tin, nếu thường làm việc tại một thư mục nào đó bạn có thể sao chép đường dẫn vào khung này để mỗi khi mở, Excel sẽ trỏ tới thư mục này.
At startup, open all files in: bạn nhập đường dẫn thư mục vào đây, khi đó mỗi lần khởi động, Excel sẽ tìm đến đây và mở tất cả tập tin trong đó.
5. Thao tác với ô:
a. Chọn hàng và cột:
– Muốn chọn 1 hàng bạn nhấp chuột vào số tiêu đề của hàng, một khung viền đen sẽ bao quanh toàn bộ hàng đó.
– Để chọn một dãy hàng liên tiếp bạn nhấp chuột vào số tiêu đề hàng đầu tiên, giữ phím Shift và nhấp chuột vào tiêu đề cuối cùng của dãy hàng rồi bỏ phím Shift ra.
– Để chọn một dãy hàng không liên tiếp, bạn thực hịên như việc chọn 1 hàng, nhưng giữ phím Ctrl rồi tiếp tục chọn các hàng khác.
Thao tác chọn cột cũng tương tự như chọn hàng, nhưng bạn nhấp lên phần tiêu đề chữ cái của cột.
b. Chèn và xóa hàng / cột:
Để chèn thêm một hàng mới bạn nhấp chuột phải vào tiêu đề hàng và chọn Insert.
Khi đó một hàng mới sẽ xuất hiện nằm phía trên hàng đã chọn
Nếu bạn cần chèn nhiều hàng hơn thì bạn có thể dùng chuột chọn nhiều hàng tương ứng, cũng nhấp phải chuột và chọn Insert, những hàng mới sẽ được chèn thêm vào phía trên hàng được chọn đầu tiên.
Để xóa hàng bạn nhấp phải chuột lên số tiêu đề hàng cần xóa và nhấp Delete tại trình đơn vừa mở.
Bạn thực hiện các thao tác trên tương tự với cột.
b. Thay đổi kích cỡ hàng và cột:
Để thay đổi chiều cao của hàng bạn di chuyển chuột đến điểm giao nhau giữa tiêu đề 2 hàng, đến khi con trỏ chuột thay đổi thành biểu tượng điều chỉnh kích cỡ, bạn nhấp giữ và rê xuống hoặc lên để định cỡ, trong lúc di chuyển một hộp thoại nhỏ sẽ xuất hiện thông báo kích cỡ hiện tại của hàng.
Đối với cột bạn cũng rê chuột đến đường giao nhau giữa 2 cột, khi đó trỏ chuột sẽ có dạng , bạn nhấp giữ và rê qua trái hoặc phải để thay đổi độ rộng cột.
Lưu ý:
– Để thay đổi kích cỡ của nhiều hàng hoặc cột, bạn cũng các hàng và cột cần thay đổi (cách chọn như trên) và tiến hành kéo rê để thay đổi.
Trước khi thay đổi
Sau khi thay đổi.
– Khi bạn nhập liệu vượt quá độ rộng cột, dữ liệu sẽ tràn sang bên cạnh nếu ô này chưa có dữ liệu.
– Nếu bên cạnh đã có dữ liệu thì dữ liệu bạn nhập sẽ bị che khuất.
– Với dữ liệu số, nếu bạn nhập vào một số mà chiều dài vượt quá độ rộng cột, Excel sẽ tự động thay thế bằng các ký hiệu ###.
– Khi cần thay đổi độ rộng cột bằng chiều dài dữ liệu, bạn đưa chuột đến cạnh biên bên phải của tiêu đề cột, nhấp đúp chuột lên đó, độ rộng của cột sẽ được điều chỉnh bằng với chiều dài dữ liệu trong ô.
– Để tự động xác lập độ rộng mặc định của các cột, bạn chọn menu Format > Column > StandardWidth. Ở hộp thoại Standard Width bạn nhập thông số vào (tối đa là 255) và nhấpOK.
– Để thay đổi chiều cao của hàng, bạn cũng nhấp chuột chọn tiêu đề của một hoặc nhiều hàng muốn thay đổi, chọn menu Format > Row > Height, hộp thoại Row Height xuất hiện, bạn nhập vào giá trị muốn chọn làm chiều cao của hàng (tối đa là 499) rồi nhấp OK.
– Để điều chỉnh chiều cao của hàng bằng chiều cao dữ liệu một cách tự động, bạn chọn một hay nhiều hàng cần thay đổi, vào menu Format > Row > Autofit.
3. Định dạng dữ liệu trong ô
a. Canh lề:
Với Excel, bạn có thể canh lề nội dung theo các hướng trên, dưới, trái, phải… tùy thuộc vào từng nhu cầu khác nhau.
Để canh lề cho ô bạn có thể sử dụng công cụ
Tương ứng với canh lề trái, canh giữa và canh phải cho văn bản trong ô hoặc khối ô được chọn.
Mặc định, chiều cao của ô luôn vừa cho một hàng chữ, nếu bạn thay đổi chiều cao thì bạn cũng cần canh chữ theo chiều dọc cho phù hợp. Muốn làm việc này, bạn vào menu Format > Cells hay nhấp tổ hợp phím Ctrl + 1 để mở hộp thoại Format Cells, tại hộp thoại bạn chọn thẻ Alignment.
Tại đây bạn thay đổi việc canh lề trong mục Text alignment bằng cách chọn các tùy chọn trong mục Horizontal để canh lề theo chiều ngang, mục Vertical để canh lề theo chiều dọc.
Mục Text control có 3 tùy chỉnh:
Wrap text: tự động cắt đoạn văn bản và đẩy xuống hàng nếu nội dung dài hơn chiều rộng cột.
Shrink to fit: tự động thu nhỏ nội dung văn bản để vừa với chiều rộng cột.
Merge cells: sử dụng nếu như bạn chọn hơn 1 ô, tính năng này sẽ gộp các ô được chọn thành 1.
Mục Orientation gồm 2 khung
+ Khung bên trái dùng để sắp xếp nội dung theo chiều dọc.
+ Ở khung bên phải bạn nhấp và giữ chuột vào góc muốn xoay chữ, hoặc bạn nhập số độ vào khung Degrees.
b. Tạo khung cho ô:
Excel xử lý nội dung theo ô, tuy nhiên các ô này chỉ có ý nghĩa trong chương trình, khi bạn in ra giấy thì sẽ không thấy các ô này, để kẻ ô bạn thực hiện:
Chọn ô hoặc dãy ô cần kẻ khung.
Nhấp vào menu Format, chọn Cells hay dùng tổ hợp phím Ctrl + 1.
Tại hộp thoại Format Cells chọn thẻ Border.
Tại đây bạn có thể chỉnh:
Presets: Tạo đường viền cơ bản, gồm đường viền ngoài (Outline), viền trong (Inside), hoặc không tạo đường viền.
Border: nhiều lựa chọn hơn, bạn nhấp vào từng nút để tạo đường viền.
Line: Bạn lựa chọn kiểu đường viền trong khung Style, chọn màu đường viền trong khung Color.
Với mỗi lựa chọn bạn có thể xem trước hiển thị trong khung của mục Border.
7. Nhập liệu vào Excel:
Để nhập liệu vào ô, đầu tiên bạn chọn ô cần nhập liệu rồi bắt đầu nhập nội dung, dữ liệu bạn được nhập sẽ xuất hiện đồng thời tại 2 nơi: thanh formular và ô dữ liệu.
Để thay đổi dữ liệu trong ô, bạn nhấp đúp chuột lên ô đó, khi con nháy nằm trên dữ liệu là bạn có thể thay đổi.
Khi cần sao chép dữ liệu từ ô này sang ô khác, bạn nhấp phải chuột lên ô cần sao chép rồi nhấn Copy.
Khi đó ô sẽ được bao bọc bằng một khung đứt quãng động đậy, tiếp theo bạn chọn ô cần dán nội dung đã sao chép, nhấp chuột phải chọn Paste.
Lưu ý: Đối với đa số trường hợp cần sao chép, cắt, dán… bạn có thể dùng tổ hợp phím Ctrl + C để sao chép, Ctrl + X để cắt và Ctrl + V để dán nội dung
8. Sử dụng nút Fill Handle
Nếu bạn chú ý thì mỗi khi một ô hay dãy ô trong Excel được chọn thì góc dưới bên phải của ô luôn có một hình vuông nhỏ, đây chính là nút Fill Handle. Nút này sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều khi làm việc quen với Excel.
Nút Fill Handle có một số công dụng:
Tại một ô có chứa nội dung bạn nhấp và giữ chuột tại nút Fill Handle rồi kéo xuống ô dưới hoặc sang ô bên cạnh, nội dung này sẽ được sao chép sang.
Trước khi dùng Fill Handle
Sau khi dùng Fill Handle
Với một ô chứa nội dung là số, khi dùng Fill Handle di chuyển sang ô bên cạnh hoặc ô bên dưới sẽ sao chép giá trị này, nếu giữ nút Ctrl trong khi di chuyển sẽ làm ô nhận được có giá trị tăng lên 1 đơn vị.
Trước khi dùng Fill Handle
Sau khi dùng Fill Handle
Nếu với 2 ô số khác nhau được chọn, khi dùng Fill Handle để điền dữ liệu cho ô phía dưới thì ô này sẽ có giá trị là bước nhảy của 2 số trên, ví dụ ở 2 ô trên lần lượt có giá trị là 1 và 3 thì ô tiếp theo sẽ có giá trị là 5.
Bạn có thể dùng cách thức này để thực hiện nhanh số thứ tự: ở ô đầu tiên bạn nhập số 1, ô tiếp theo bạn nhập số 2, bạn chọn 2 ô này rồi nhấp giữ nút Fill Handle rồi kéo xuống.
Trước khi dùng Fill Handle
Sau khi dùng Fill Handle
Bạn cũng có thể tạo ra cho mình một kiểu chèn dữ liệu tự động theo ý của mình bằng cách chọn Tools > Options, tại hộp thoại này bạn chọn thẻ Custom Lists, nhấp Add rồi nhập dữ liệu vào khung List entries, xong nhấp OK.
Khi đó mỗi khi bạn nhập chữ đầu trong kiểu và dùng Fill Handle thì Excel sẽ tự động điền kiểu dữ liệu bạn đã quy định vào bảng tính.
Trước khi dùng Fill Handle
Sau khi dùng Fill Handle
II. Công thức và hàm trong Microsoft Excel 2003
1. Các phép toán tử:
Với toán tử so sánh, bạn có thể dùng phép bằng (=) lớn hơn (>), nhỏ hơn (<), lớn hơn hoặc bằng (>=), nhỏ hơn hoặc bằng (<=), không bằng (<>)
Với toán tử tính toán, bạn sử dụng các dấu cộng (+), trừ (–), nhân(*), chia (/), lũy thừa (^).
Thứ tự ưu tiên của các toán tử tính toán lần lượt là: biểu thức trong dấu ngoặc đơn (), lũy thừa, nhân/chia, cộng/ trừ.
Ví dụ: 3 + 5 * 2 = 13
(3 + 5)* 2 = 16
Để Excel biết bạn sẽ nhập công thức, bạn nhập dấu bằng (=) rồi bắt đầu nhập công thức. Ví dụ bạn nhập vào ô nội dung như sau:
Khi nhập xong bạn nhấn Enter, kết quả sẽ được hiển thị ngay trên ô, bạn chú ý ở thanh Formula sẽ chỉ hiển thị công thức mà thôi.
Trường hợp bạn thực hiện một phép toán trên các ô dữ liệu khác nhau, bạn làm như sau:
Ví dụ theo như hình trên bạn cần tính toán nội dung của ô H6 (cột Lương), có nội dung bằng ô D6 (cột LCB) nhân với ô E6 (cột Ngày công) thì bạn thực hiện:
Tại ô H6 bạn nhập dấu bằng (=)
Nhấp chuột vào ô D6, trên thanh Formula sẽ hiện nội dung D6.
Tiếp theo gõ dấu nhân (*) và nhấp chuột vào ô E6.
Xong bạn nhấp Enter, kết quả sẽ hiển thị trên ô H6.
Tiếp theo nếu bạn cần sao áp dụng phép tính này cho tất cả các ô ở phía dưới thì bạn nhấp chuột vào ô H6 tìm đến nút Fill Handle của ô này, nhấp giữ đồng thời kéo xuống các ô phía dưới.
2. Hiểu biết về địa chỉ tuyệt đối và địa chỉ tương đối.
Vẫn xét theo ví dụ trên, với công thức =D6*E6 thì có nghĩa là bạn bảo Excel rằng: kết quả là địa chỉ ô D6 nhân với địa chỉ của ô E6.
Chính vì Excel xử lý tính toán trên địa chỉ của ô nên khi bạn thay đổi nội dung ô D6 hay E6 thì giá trị trong ô H6 sẽ thay đổi theo.
Tiếp theo khi bạn dùng nút Fill Handle để sao chép công thức trên đến các dãy ô phía dưới thì các địa chỉ này cũng thay đổi theo, ví dụ trường hợp này tại ô H7 sẽ có công thức là:
=D7*E7
Việc sao chép công thức trong trường hợp này là đúng vì bạn nhập các giá trị theo từng hàng, công thức sao chép xuống dưới vẫn đúng theo từng hàng. Vì vậy có thể gọi địa chỉ của các ô bạn nhập trong công thức là địa chỉ tương đối(có thể thay đổi được).
Tiếp theo bạn xét ví dụ sau:
Ví dụ này bạn cần tính
Thành tiền = (Số lượng x Đơn giá) x Tỷ giá USD
Vậy giá trị của ô E5 (cột Thành tiền) như sau:
=(C5*D5)*G2
Bạn có kết quả:
Thế nhưng khi bạn nhấp vào nút Fill Handle của ô E5 và kéo xuống để áp dụng cho các công thức bên dưới thì công thức này đã không còn đúng nữa.
Dựa vào hình trên thì bạn thấy tại ô E6, công thức đã gọi 3 địa chỉ ô là C6, D6 và G3, tuy nhiên ô G3 lại không chứa giá trị nào, như vậy trường hợp này bạn cần áp dụng địa chỉ tuyệt đối cho ô G2(chứa số tỷ giá USD), sao cho khi áp dụng công thức xuống dưới thì giá trị ô G2 vẫn được giữ nguyên.
Để khai báo cho Excel biết bạn cần đặt ô G2 có địa chỉ tuyệt đối thì tại ô E5 (tức nơi đầu tiên bạn viết công thức) bạn cần đặt 2 dấu đồng Đôla ($) vào G2, tức khi đó thay vì viết là G2 thì bạn viết $G$2, dấu đầu tiên biểu thị việc khóa cột, dấu tiếp theo là khóa dòng. Vì thế khi đó công thức tại ô E5 sẽ là:
=(C5*D5)*$G$2
Và khi bạn dùng công cụ Fill Handle tại ô E5 để áp dụng cho các ô bên dưới thì kết quả sẽ trả về đúng như ý muốn của bạn.
3. Hàm SUM
Đây là hàm cơ bản của Excel, mục đích dùng tính tổng các số. Cú pháp của hàm này là: SUM(số1, số2,…)
Trong đó số1 và số2 có thể là giá trị hoặc địa chỉ ô.
Ví dụ:SUM(3,2) sẽ cho kết quả là 5
Với một dãy ô theo chiều dọc, bạn có thể đặt trỏ chuột vào ô dưới cùng rồi nhấp vào nút AutoSum trên thanh công cụ, Excel sẽ tự động xuất hiện công thức SUM với giá trị bên trong là khối dãy ô chứa nội dung số phía trên, bạn nhấp Enter để hiển thị kết quả.
4. Hàm SUMIF
Hàm SUMIF có công dụng tương tự như hàm SUM, nhưng ở đây chỉ tính tổng các giá trị thỏa điều kiện nào đó.
Cú pháp: SUMIF(vùng1, điều_kiện, vùng2)
Trong đó:
Vùng 1: dãy ô cần đánh giá.
Điều kiện: dữ kiện đánh giá.
Vùng 2: dãy ô cần cộng.
Ví dụ: cho bảng liệt kê sau:
Bạn cần biết tổng số tiền nhận được từ món Cơm gà, khi đó bạn có công thức như sau:
=SUMIF(C5:C14,”Cơm gà”, E5:E14)
5. Hàm AVERAGE:
Dùng để tính trung bình của các số trong vùng chỉ ra.
Công thức: =AVERAGE(Số 1, số 2)
Trong đó số 1 và số 2 có thể là giá trị hoặc địa chỉ ô.
Ví dụ: AVERAGE(3,2) sẽ cho giá trị là 2,5
AVERAGE(C3,C8) sẽ cho kết quả trung bình là giá trị trong dãy ô từ C3 đến C8
6. Hàm COUNT:
Dùng để đếm số ô có dữ liệu là số.
Công thức: COUNT(địa chỉ 1, địa chỉ 2)
Trong đó địa chỉ 1 là địa chỉ ô bắt đầu, địa chỉ 2 là địa chỉ ô kết thúc của dãy cần đếm.
Trong hình minh họa trên đây, công thức áp dụng ở ô A9 cho kết quả là 6 ô trong dãy từ A1 đến A8 có chứa dữ liệu số.
7. Hàm COUNTIF:
Dùng để đếm các ô trong vùng được chọn thỏa theo một điều kiện nào đó.
Công thức: COUNTIF(Vùng, điều kiện)
Trong hình minh họa, kết quả của công thức áp dụng cho ô A11 là 2.
8. Hàm MAX và MIN:
Hàm MAX dùng tính số lớn nhất trong dãy số, ngược lại hàm MIN dùng tính số nhỏ nhất.
Cú pháp: MAX(Số 1, số 2, …); MIN(Số 1, số 2, …)
Ví dụ: MAX(1, 2, 3) sẽ cho giá trị là 3; MIN (1, 2, 3) sẽ cho giá trị là 1
9. Hàm AND:
Dùng để nối các điều kiện kiểm tra, kết quả trả về là True nếu tất cả đối số trong hàm là True, kết quả là False nếu 1 trong 2 đối số là False
Cú pháp: AND(Logic1, Logic2)
Với Logic1 và Logic2 có thể là đối số hoặc điều kiện muốn kiểm tra.
Như hình trên, hàm OR cho kết quả là True tuy đối số thứ 2 là sai
10. Hàm OR:
Có cú pháp và cách sử dụng tương tự như hàm AND, tuy nhiên kết quả trả về ngược với hàm AND, hàm OR trả về True nếu 1 trong 2 đối số là True, trả về False nếu 2 đối số là False.
Cú pháp: OR(Logic1, Logic2)
Với Logic1 và Logic2 có thể là đối số hoặc điều kiện muốn kiểm tra.
Như hình trên giá trị của đối số thứ 2 là sai (3 không thể lớn hơn 5) nên kết quả là False
11. Hàm IF:
IF cho phép bạn đặt ra điều kiện và kết quả cho ra của hàm phụ thuộc vào điều kiện đó.
Cú pháp của hàm IF: If(Kiểm tra, giá trị nếu đúng, giá trị nếu sai)
Trong đó:
Kiểm tra: xác định biểu thức có thoả điều kiện hay không, nếu thoả sẽ trả về giá trị True, còn không sẽ là False.
Giá trị nếu đúng: Giá trị này có thể là số hoặc biểu thức, đây là kết quả của hàm IF nếu kết quả của phép kiểm tra là True.
Giá trị nếu sai: Giá trị này có thể là số hoặc biểu thức, đây là kết quả của hàm If nếu kết quả của phép kiểm tra luận lý là False.
Ví dụ: IF(9<7, “Đúng”, “Sai”) sẽ cho kết quả là Sai
Xét ví dụ từ một bảng sau:
Trong đó ô H3 (cột Điểm trung bình) có giá trị là: =AVERAGE(B3:F3)
Yêu cầu: nhập vào đánh giá là “Đậu” với các điểm trên 5 và “Rớt” nếu nhỏ hơn.
Bạn thực hiện:
Chọn ô I3, nhấp vào nút mũi tên hướng xuống nằm bên cạnh nút Autosum , trong danh sách xổ xuống bạn chọn More Function…, hộp thoại InsertFunction xuất hiện.
Chọn hàm IF trong khung Select a function và nhấp OK
Hộp thoại Function Arguments xuất hiện, tại khung Logical_test bạn nhấp vào nút nằm bên phải khung, khi đó hộp thoại sẽ thu nhỏ lại.
Bạn dùng chuột chọn ô cần tính (trong ví dụ này là ô H3), rồi gõ vào nội dung >5, xong nhấp vào biểu tượng nằm bên phải để mở lại hộp thoại cũ.
+ Tiếp theo tại khung Value_if_true bạn nhập vào từ Đậu, Value_if_false nhập từ Rớt, kết quả sẽ như hình dưới.
Cuối cùng bạn nhấp OK, kết quả sẽ xuất hiện, để áp dụng công thức này xuống các ô bên dưới bạn nhấp giữ nút Fill Handle của ô I3 rồi kéo xuống để sao chép.
Khi đó, tại ô I3 sẽ có công thức : =IF(H3>5,“Đậu”, “Rớt”), nghĩa là nếu giá trị của ô H3 lớn hơn 5 thì điền từ Đậu, còn không thì điền từ Rớt.
Sử dụng hàm IF lồng nhau:
Ví dụ trên chỉ là một trường hợp đơn giản của câu lệnh IF, trên thực tế thông thường bạn phải dùng các câu lệnh IF lồng vào nhau, xét trường hợp sau:
Yêu cầu: dùng hàm IF để tính ô Xếp loại:
Nếu điểm trung bình <5, xếp loại kém.
Nếu 5<= Trung bình <7, xếp loại trung bình.
Nếu 7<= Trung bình <=9, xếp loại khá
Nếu Trung bình >9, xếp loại giỏi.
Khi đó hàm nhập vào ô G5 (cột Xếp loại) sẽ như sau:
Trong công thức trên đây có đến 3 hàm IF được lồng vào nhau, hàm IF thứ 2 bắt đầu từ giá trị kiểm tra là sai của hàm IF thứ nhất, tương tự hàm IF thứ 3 cũng bắt đầu từ giá trị sai của hàm IF thứ 2, ở kết quả cuối cùng (Giỏi) không cần phải dùng thêm 1 hàm IF vì bạn đã loại hết tất cả các trường hợp có thể xảy ra.
Áp dụng công thức cho các ô còn lại bạn sẽ được kết quả.
12. Hàm LEFT:
Dùng để trả về ký tự tính từ bên trái của giá trị là chuỗi văn bản (text)
Cú pháp: LEFT(nội dung,số ký tự)
Trong đó:
Nội dung có thể là văn bản hoặc địa chỉ của ô.
Số ký tự: nhập số, đây là số ký tự Excel sẽ lấy tính từ trái qua.
Ví dụ:
LEFT(“Thanh”,4) sẽ cho kết quả Than
LEFT(A1,5) sẽ lấy ra 5 ký tự của ô A1 tính từ trái qua, ví dụ nội dung ô A1 là Nguyễn thì sẽ lấy ra Nguyễ
13. Hàm RIGHT:
Dùng để trả về ký tự tính từ bên phải của giá trị là chuỗi văn bản (text)
Cú pháp: RIGHT(nội dung,số ký tự)
Trong đó:
Nội dung có thể là văn bản hoặc địa chỉ của ô.
Số ký tự: nhập số, đây là số ký tự Excel sẽ lấy tính từ phải qua.
Ví dụ:
RIGHT(“Thanh”,4) sẽ cho kết quả hanh
RIGHT(A1,5) sẽ lấy ra 5 ký tự của ô A1 tính từ trái qua, ví dụ nội dung ô A1 là Nguyễn thì sẽ lấy ra guyễn
14. Hàm HLOOKUP:
Dùng để tìm kiếm giá trị của một hàng trong một bảng và trả về giá trị của một ô đã chỉ
Cú pháp:
HLOOKUP(Giá trị, vùng, số hàng, T/F)
Trong đó:
Giá trị: là giá trị cần tìm, giá trị này thường là của một ô cần đối chiếu.
Vùng: khu vực tìm kiếm.
Số hàng: Số thứ tự của hàng cần tìm trong khu vực tìm kiếm.
T/F: True hoặc False, giá trị này có thể có hoặc không, dùng để xác định có cần tìm kiếm chính xác hay không. Nếu giá trị là True hoặc bỏ qua thì kết quả là một giá trị gần đúng, nếu là False thì HLOOKUP sẽ tìm chính xác, nếu không thấy thì sẽ xuất thông báo #N/A.
15. Hàm VLOOKUP:
Dùng để tìm kiếm giá trị của một cột trong một bảng và trả về giá trị của một ô đã chỉ.
Cú pháp: VLOOKUP(Giá trị, vùng, số hàng, T/F)
Trong đó:
Giá trị: là giá trị cần tìm, giá trị này thường là của một ô cần đối chiếu.
Vùng: khu vực tìm kiếm.
Số cột: Số thứ tự của cột cần tìm trong khu vực tìm kiếm.
T/F: True hoặc False, giá trị này có thể có hoặc không, dùng để xác định có cần tìm kiếm chính xác hay không. Nếu giá trị là True hoặc bỏ qua thì kết quả là một giá trị gần đúng, nếu là False thì VLOOKUP sẽ tìm chính xác, nếu không thấy thì sẽ xuất thông báo #N/A.
Ví dụ về hàm HLOOKUP VÀ VLOOKUP
Cho bảng tính sau:
Yêu cầu:
Căn cứ vào MANV và Bảng tên phòng ban, điền tên phòng ban ở cột P_BAN.
Căn cứ vào Chức vụ và Bảng phụ cấp chức vụ, tính tiền phụ cấp chức vụ cho cột PCCV.
Theo yêu cầu của câu số 1 thì bạn cần thực hiện hàm tại ô H4 (cột P_BAN) như sau:
Theo câu lệnh trên, Excel sẽ lấy giá trị của ô B4(cột MANV), đem so sánh với khu vực dãy ô từ G17 đến I18 (dãy ô được khóa cứng bởi dấu $ để tránh khi dùng chức năng Fill Handle cho các ô phía dưới) và sẽ lấy giá trị dòng thứ 2 trong dãy ô phù hợp với giá trị ô B4 để điền vào ô H4. Khi xong câu lệnh và nhấp Enter bạn được kết quả:
Bây giờ bạn dùng chức năng Fill Handle để điền cho toàn bộ dãy ô ở cột P_BAN.
Tiếp theo câu 2, ở ô I4 (cột PCCV) bạn điền nội dung sau:
Tương tự câu lệnh HLOOKUP, nhưng tại câu lệnh VLOOKUP này, Excel sẽ lấy giá trị của ô G4 (cột Chức vụ) so sánh với dãy ô từ B18 đến C22 (được đặt trong dấu $ để khóa cứng), kế đến lấy giá trị tương ứng của cột thứ 2 trong dãy ô này để điền vào ô I4. Xong bạn nhấp Enter và dùng chức năng Fill Handle để điền cho tất cả các ô trong cột PCCV.
II. Các bước cuối:
1. Định dạng dữ liệu
Mặc định Excel dùng kiểu dữ liệu là General cho tất cả các ô trong bảng tính, tuy nhiên điều này không thật sự tiện lợi lắm, ví dụ khi bạn nhập một số 3000 trong một ô, với càng nhiều số 0 theo sau càng làm bạn rối mắt khi muốn biết chính xác số đó là bao nhiêu, khi ấy việc đổi sang kiểu số (Number) sẽ giúp bạn đỡ rối mắt. Bạn thực hiện việc này như sau:
Chọn ô cần đổi kiểu dữ liệu, nhấp vào menu Format > Chọn Cells… hay dùng tổ hợp phím Ctrl + 1.
Ở hộp thoại Format Cell, chọn thẻ Number, khung Category bạn nhấp vào Number.
Bạn đánh dấu vào hộp kiểm Use 1000 Separator(,), mục Decimal places quy định phần thập phân của số, nếu không cần thể hiện bạn chọn là 0, tương ứng với mỗi tùy chọn, mục Sample sẽ cho bạn thấy trước kết quả.
Ngoài ra trên khung Category cũng còn nhiều kiểu dữ liệu khác để bạn chọn như kiểu tiền tệ (Currency), kiểu ngày tháng (Date), phần trăm (Percentage)…
Nếu bạn cần áp dụng nhanh kiểu dữ liệu cho một ô hay một khối ô, Excel cung cấp cho bạn một số công cụ định dạng dữ liệu sau:
2. Ghi nhận sự thay đổi trên tài liệu:
Đối với tài liệu dùng chung cho nhiều người, tính năng ghi nhận sự thay đổi trên tài liệu trở nên hữu ích, vì khi thiết lập, Excel sẽ ghi nhận lại toàn bộ những dữ liệu đã được thêm vào hay đã được xóa đi, ghi nhận người sử dụng nào đã thực hiện trong thời gian nào, đồng thời đưa ra công cụ giúp bạn quyết định có nên chấp nhận hay hủy bỏ sự thay đổi đó.
Để làm việc này, bạn nhấp vào menu Tools > Chọn Share Workbook.
Ở hộp thoại Share Workbook vừa hiện ra, tại thẻ Editing bạn đánh dấu chọn như hình.
Thẻ Advanced bạn chú ý mục Track changes, mặc định mục Keep change history for là 30 ngày, tức Excel sẽ lưu lại toàn bộ sự thay đổi trên tài liệu này trong thời gian cách thời điểm làm việc hiện tại là 30 ngày, bạn có thể chỉnh lại số ngày này.
Lưu ý: Nếu bạn chọn số ngày quá ít thì Excel sẽ xóa toàn bộ lịch sử thay đổi ở những ngày không nằm trong khoảng thời gian đó.
Tiếp đến để xem sự thay đổi trên tài liệu, bạn menu Tools > chọn Track Changes > chọn tiếp Highlight Changes…
Tại hộp thoại Highlight Changes vừa xuất hiện, mục Highlight which changes bạn nhấp chọn khung When là All, khung Who là Everyone, mục Where dùng để xác định khu vực cần ghi nhận sự thay đổi, nếu muốn ghi nhận trên toàn bộ tài liệu bạn không chọn mục này.
Nếu muốn xuất hiện thông báo thay đổi trên màn hình bạn đánh dấu mục Highlight changes on screen, nếu muốn Excel liệt kê sự thay đổi bằng một Sheet mới, bạn đánh dấu mục List changes on a new sheet, khi đó Excel sẽ tạo thêm một Sheet với tên là History.
Cuối cùng, để chấp nhận sự thay đổi trên tài liệu, bạn vào menu Tools > chọn TrackChanges > chọn tiếp Accept or Reject Changes… Ở hộp thoại Select Changes to Accepts or Reject bạn nhấp OK.
Tiếp đến ở hộp thoại Accepts or Reject Changes sẽ mô tả từng sự thay đổi trên tài liệu, bạn nhấp Accept để chấp nhận sự thay đổi, nhấn Reject để hủy bỏ, cuối cùng nhấp Close để đóng lại.
3. Tạo Header và Footer:
Header và Footer chính là nội dung do bạn nhập vào đầu và cuối của trang tính, nội dung này sẽ xuất hiện ở từng trang tính khi được in ra giấy, thông thường tại đây sẽ là số trang, tên của tài liệu… để tạo Header và Footer bạn vào menu File > chọn Page Setup, ở hộp thoại Page Setup bạn chọn thẻ Header/Footer.
Tại đây bạn nhấp vào nút ở các mục Header và Footer rồi chọn theo nhu cầu, nhấp Print Preview để xem trước kết quả rồi nhấp OK để đồng ý.
Với cách trên bạn chỉ có thể chọn các Header và Footer mặc định mà Excel cung cấp sẵn, nếu muốn thực hiện việc tạo các Header hay Footer theo ý mình bạn thực hiện như sau:
+ Vào menu File > chọn PageSetup > chọn thẻ Header/Footer.
+ Nhấp vào nút Custom Header… hộp thoại Header xuất hiện, tại đây có 3 mục là Left section, Center section và Right Section, tương ứng với việc xuất hiện ở bên trái, ở giữa và bên phải của Header, bạn nhập dữ liệu vào các khung này và nhấp OK.
Ý nghĩa của từng nút này như sau:
+ Bạn thực hiện tương tự bước trên với nút Custom Footer… để chèn nội dung vào phần Footer.
4. In bảng tính:
a. Chuẩn bị trang in:
Để chuẩn bị trang in, bạn vào menu File > chọn PageSetup, tại hộp thoại PageSetup sẽ xuất hiện như hình:
Riêng nút Options dùng chỉnh các thông số của máy in.
Để xem trước trang in, bạn có thể chọn nút Print Preview, hoặc trên trang tính bạn nhấp vào nút Print Preview trên thanh công cụ.
Khi đó màn hình cửa sổ Excel sẽ có dạng sau:
Khi bạn chọn nút Margins thì trang in sẽ xuất hiện các đường viền xung quanh trang, đánh dấu các vùng biên của trang.
Với nút Page Break Preview, Excel sẽ tự động chuyển sang màn hình xem trước như sau:
Ngoài ra bạn cũng có thể chọn một số tùy chọn in ấn:
Để in luôn cả tiêu đề hàng và cột, tại hộp thoại Page Setup, bạn chọn thẻ Sheet và đánh dấu chọn vào ô Row and column headings và nhấp OK.
Khi đó phần xem trước trang in sẽ xuất hiện:
Trên đây là toàn bộ hướng dẫn sử dụng Microsoft Excel 2003, chúc bạn thành công.
Phần cuối của loạt bài hướng dẫn sử dụng phần mềm văn phòng Microsoft Word 2003 đề cập đến cách sử dụng tính năng trộn thư (Mail Merge)
29. Trộn thư (Mail Merge) trong Word 2003
Tính năng trộn thư là một trong các tiện ích mà Word 2003 giúp người sử dụng giảm đáng kể thời gian xử lý văn bản trên máy tính. Cụ thể, Mail Merge sẽ chèn thông tin dữ liệu khác nhau vào một tài liệu văn bản cố định bằng cách kết hợp 2 nguồn thông tin làm 1.
Mail Merge đặc biệt hữu ích nếu như bạn muốn chèn thông tin như tên, tuổi, địa chỉ… trong danh sách để gửi thư mời, thư cảm ơn… Đầu tiên bạn cần chuẩn bị 2 tập tin văn bản riêng biệt trước khi trộn với nhau, một tập tin sẽ chứa dữ liệu dạng danh sách cần chèn vào mẫu (nhân viên, tên, tuổi…) tập tin còn lại sẽ chứa tài liệu (ví dụ mẫu thư báo, thư ngỏ…).
Có thể hiểu cách thức sử dụng Mail Merge thông qua sơ đồ như sau:
Để dễ hiểu, bài viết sẽ thực hiện một ví dụ thông dụng, đó là in thư mời cho toàn bộ khách hàng.
Thực hiện trộn thư:
1. Nhập liệu mẫu thư mời, chú ý phần tên và địa chỉ khách hàng thì để trống để có thể nhập liệu sau này. Kế đến bạn vào Menu Tools > Letters and Mailings > Mail Merge
2. Ở thanh công cụ Mail Merge xuất hiện bên phải màn hình Word 2003, chọn mẫu tài liệu là Letters > Next để tiếp tục.
3. Màn hình kế yêu cầu bạn chọn tập tin nào dùng làm tài liệu chính. Trong trường hợp bạn dùng tài liệu hiện hành thì chọn Use the current document và nhấp Next.
4. Màn hình kế tiếp bạn chọn nơi nhận, ở ví dụ này chúng ta sẽ tạo một danh sách mới nên bạn chọn vào Type a new list, xong nhấp vào Create…
Khi đó hộp thoại như hình dưới sẽ xuất hiện.
5. Hộp thoại này cho phép bạn nhập danh sách những trường nội dung cần đưa vào thư của bạn hàng loạt, nếu có các trường dư thừa, bạn xoá bằng cách chọn Customize…, hộp thoại Customize Address List chọn các mục trong Field Names và nhấp Delete để bỏ.
Xong nhấp OK, màn hình sẽ trở lại phần New Address List nhưng lần này đã được bỏ bớt thông tin không cần thiết, bạn nhập thông tin vào, nhập xong bạn nhấp New Entry để nhập tiếp, cứ thế lần lượt đến hết danh sách rồi chọn Close.
Hộp thoại xuất hiện yêu cầu bạn lưu tập tin, nhấp Save thì màn hình sẽ mở hộp thoại Mail Merge Recipients như sau:
6. Trong hộp thoại này thì các thông tin bạn đã nhập sẽ được thể hiện, nhấp OK để đồng ý. Tiếp theo bạn nhấp Next tại thanh Mail Merge, màn hình này sẽ cho bạn viết thư.
7. Tại đây bạn nhấp vào liên kết More items… để thêm các trường (fields) vào tài liệu, hộp thoại Insert Merge Field sẽ xuất hiện.
8. Tại đây bạn lần lượt chọn các dòng First Name, Last Name và Company Name rồi nhấn Insert, các Field được chèn sẽ có dạng sau trên màn hình soạn thảo.
Tiếp theo bạn nhấp Next ở thanh Mail Merge, màn hình soạn thảo sẽ chuyển các Field thành dữ liệu cho bạn xem trước, trên thanh Mail Merge sẽ hiện ra như sau:
Để xem trước nội dung, bạn nhấp nút qua phải trên thanh Mail Merge. Kết quả sẽ xuất hiện như hình:
Nhấp Next để tiếp tục.
9. Màn hình này thông báo Mail Merge đã sẵn sàng tạo trộn thư cho bạn, để chỉnh lại các thư bạn nhấp vào mục:
10. Lúc này hộp thoại Merge to New Document sẽ xuất hiện, bạn chọn All và nhấp OK.
Word 2003 sẽ mở ra một tài liệu mới có tiêu đề là Letter 1 và nội dung là toàn bộ thư đã được trộn từ 2 tài liệu ban đầu. Đến đây bạn có thể tiến hành in hay lưu lại vào máy.
30. In tài liệu:
Để in tài liệu ra giấy, bạn vào Menu File > Print hay nhấn tổ hợp phím Ctrl + P, hộp thoại Print sẽ xuất hiện:
Tại hộp thoại này bạn chú ý các mục sau:
Printer: hiển thị thông tin của máy in.
Page range: cho phép bạn quy định in trang nào, gồm các mục:
All: In toàn bộ tài liệu.
Current Page: In trang hiện thời.
Pages: cho phép bạn nhập số trang cần in
Ví dụ muốn in trang 1, 2, 4 và từ 7 đến trang 12 thì bạn nhập vào như sau: 1,2,4,7-12.
– Copies: chỉ số bản cần in.
Một số vấn đề cần chú ý khi in trong Word 2003:
Để in được trong Word 2003 thì máy tính phải được cài trình điều khiển (Driver) thao tác in.
Khi in tài liệu lần đầu, có thể bạn sẽ gặp tình trạng in ra tài liệu không như ban đầu, đó là do mặc định khi cài driver máy in thì cũng dùng kiểu giấy là Letter, trong khi giấy in thông thường là A4, bạn phải chỉnh lại tùy chỉnh này trong chương trình điểu khiển của máy in.
Phần 10 của loạt bài hướng dẫn sử dụng phần mềm văn phòng Microsoft Word 2003 sẽ đề cập đến cách làm việc với hình ảnh và biểu đồ.
27. Di chuyển hình ảnh, biểu đồ trong Word 2003:
Khi đã chèn hình ảnh, biểu đồ vào văn bản (xem bài trước), bạn có thể di chuyển, sao chép nó vào bên trong hay sang 1 văn bản khác.
Để di chuyển hình ảnh, biểu đồ bên trong tài liệu, bạn thực hiện 1 trong 2 cách sau:
a. Dùng chuột nhấp chọn đối tượng, vào menu Edit > Cut hay dùng tổ hợp phím Ctrl + X, kế đến đặt trỏ chuột tại nơi cần dán và nhấn menu Edit > Paste hay dùng tổ hợp phím Ctrl + V.
b. Đơn giản hơn bạn dùng chuột nhấp chọn và giữ đối tượng rồi kéo đến vị trí mới.
Để chuyển một hình ảnh, biểu đồ sang 1 tài liệu khác bạn dùng chuột chọn đối tượng cần chuyển, chọn menu Edit > Cut hay dùng tổ hợp phím Ctrl + X, rồi mở tài liệu mới, chọn menu Edit > Paste hay dùng tổ hợp phím Ctrl + V.
28. Hiệu chỉnh kích thước hình ảnh:
Để hiệu chỉnh kích thước hình ảnh trong Word, bạn chọn hình ảnh đó, khi đó trên hình sẽ xuất hiện 8 ô vuông màu đen bao quanh đối tượng, bạn dùng chuột di chuyển đến 1 trong 4 góc vuông của đối tượng, khi đó con trỏ chuột sẽ có dạng ↗️ nếu bạn đặt ở 2 nút nằm bên trái của ảnh, hoặc sẽ có dạng ↖️ nếu bạn đặt trỏ chuột ở 2 nút bên góc phải của ảnh.
Khi con trỏ đã chuyển thành 1 trong 2 dạng trên thì bạn nhấp giữ con trỏ, đồng thời rê chuột về phía ngược lại, khi đó hình ảnh sẽ được thu nhỏ hoặc phóng to ra tuỳ theo chiều bạn kéo.
Để hiệu chỉnh hình ảnh theo kích thước, bạn nhấp chuột phải lên hình cần chỉnh, tại menu bạn nhấp Format Picture…
Tại hộp thoại Format Picture, chọn thẻ Size:
Hộp thoại này chú ý mục Lock aspect ratio, bạn nên đánh dấu chọn nếu muốn ghi nhớ tỉ lệ chiều ngang và dọc của bức ảnh ban đầu, điều này sẽ giữ bức ảnh khi phóng to hay thu nhỏ có thể giữ được tỉ lệ, không bị xô lệch đi.
Loạt bài viết hướng dẫn sử dụng word căn bản này được làm lại từ loạt bài đã có sẵn trước đây, kỹ năng xử lý văn bản cũng nằm trong giáo trình tin học căn bản.
Microsoft Word có một chức năng mặc định là nếu bạn đánh số đầu dòng và bắt đầu viết, khi nhấn Enter xuống hàng thì Word sẽ đánh số tiếp theo, đồng thời dịch chuyển con trỏ vào một chút so với dòng trên, việc này diễn ra tương tự như khi bạn gõ dấu trừ “-” hay dấu * đầu dòng.
Nếu thường nhập liệu nội dung trong chương trình Microsoft Word, bạn sẽ thường gặp phải tình huống: Khi bạn gõ một con số theo sau dấu chấm và sau đó nhấn phím cách hoặc Tab, Word sẽ tự động định dạng đoạn văn dưới dạng danh sách được đánh số. Khi bạn nhập dấu hoa thị (*) rồi nhấn Space Bar hoặc Tab, Word sẽ tự động thay thế dấu sao bằng dấu đầu dòng và định dạng đoạn văn dưới dạng danh sách có dấu đầu dòng. Bạn có thể hủy định dạng tự động cho đoạn văn hiện tại bằng cách nhấn ngay “Ctrl + Z” ngay sau khi áp dụng định dạng tự động.
Tính năng này vốn giúp người chuyên soạn thảo văn bản có thể tự động lập chỉ mục, thế nhưng nếu nhu cầu bạn không cần như vậy thì chúng trở thành một vấn đề hơi phiền phức. Để tắt nó đi bạn có thể thực hiện như sau:
– Vào menu Tools > chọn Auto Correct Options…
– Tại thẻ AutoFormat As You Type, bạn bỏ chọn 2 ô là Automatic bulleted lists và Automatisc numbered lists trong mục Apply as you type, xong nhấp nút OK.
Như vậy là xong, bạn sẽ thoát khỏi tình trạng Microsoft Word tự tỏ ra hiểu chuyện khi cứ chèn Bullet hay Number mỗi khi nhấn Enter.
Đối với các phiên bản Microsoft Word 2010 / 2013 / 2016 / 2019 / Microsoft 365 bạn thực hiện như sau:
Vào File > Options > Proofing
Bấm vào AutoCorrect Options rồi chọn thẻ AutoFormat As You Type.
Bỏ chọn các mục Automatic bulleted lists hoặc Automatic numbered lists. Xong nhấp nút OK
Phần 9 của loạt hướng dẫn Microsoft Word 2003 sẽ đề cập các thao tác cơ bản trên bảng và trường trong ứng dụng xử lý văn bản này.
e. Thêm đường viền vào bảng:
Để thêm đường viền, bạn chọn bảng, nhấp vào menu Table > Select > Table, hoặc nhấp biểu tượng xuất hiện bên góc trái của bảng, lúc này toàn bộ bảng sẽ được chọn.
Tiếp đến, nhấp vào nút của công cụ Border trên thanh công cụ để chọn một định dạng đường viền cho bảng.
Để làm đường viền bao quanh chữ thì bạn cũng áp dụng theo cách trên, nhưng chú ý là phải dùng chuột tô đen khối chữ trước, nếu không thì đường viền sẽ trải từ trái sang phải.
Ngoài cách nhấp công cụ Border trên thanh công cụ, bạn có thể trực tiếp thao tác trên phần menu bằng cách vào Format > Borders and Shading, hộp thoại sau sẽ xuất hiện
Tại hộp thoại này bạn có thể lựa chọn các mục:
Setting: Cho phép bạn chọn các kiểu viền như viền hộp (Box), viền bóng đổ (Shadow), viền khối 3D, hay các tùy chọn khác (Custom). Để bỏ đường viền bạn chọn vào ô None.
Style: cho phép chọn kiểu đường viền như liền nét hay đứt quãng…
Color: chọn màu sắc của đường viền.
Width: độ rộng của đường viền.
Preview: xem trước kết quả.
Apply to: cho phép áp dụng ở văn bản (text) hay các đoạn văn bản (Paragraph)
f. Tạo đường viền cho trang:
Để tạo đường viền cho trang, bạn vào menu Format > Borders and Shading, tại hộp thoại xuất hiện bạn chọn thẻ Page Border.
Các thuộc tính của hộp thoại này tương tự với hộp thoại ở thẻ Borders, nhưng khi bạn đồng ý thì đường viền sẽ áp dụng trên toàn trang văn bản.
Art: Cho phép bạn chọn một kiểu mẫu đường viền có sẵn trong Word.
23. Tạo bóng (shading) cho văn bản
Để đánh dấu hay ghi chú trên văn bản, ta thường áp dụng cách tạo đường viền hay tạo bóng cho nó. Để tạo bóng, bạn chọn đoạn văn bản cần tạo rồi vào menu Format > Borders and Shading, chọn thẻ Shading.
Tại hộp thoại này bạn có thể chọn.
Fill: Định cách đánh bóng cho màu nền.
Style: Định mẫu thể hiện hoặc màu sắc của bóng.
Color: Định cách đánh bóng cho màu của đối tượng.
Xong bạn nhấp OK.
Ví dụ: để định dạng một đoạn văn bản dùng chữ trắng trên nền đen bạn làm như sau: chọn đoạn văn bản cần định dạng, vào hộp thoại Borders and Shading, chọn thẻ Shading, chọn Style là Solid (100%), xong nhấp OK để xem kết quả.
24. Thêm các trường:
Các trường (Fields) là các mã được chèn vào tài liệu để Word 2003 tự động thực thi một số công việc. Để thêm trường bạn mở hộp thoại Field bằng cách chọn menu Insert > Field.
Để thêm một trường cập nhật ngày giờ, bạn chọn Insert > Date and Time
Tại hộp thoại bạn chọn kiểu ngày giờ sẽ hiển thị trong tài liệu, nhấp chuột đánh dấu chọn ô Update Automatically rồi nhấp OK. Việc này sẽ tạo ra một trường cập nhật ngày giờ hệ thống tự động mỗi khi bạn mở tài liệu này.
Để bỏ cập nhật tự động thì bạn cần bỏ tùy chọn Update automatically.
25. Chèn các trường vào Header hay Footer:
a. Chèn chỉ số trang dùng định dạng X of Y:
Đôi khi bạn muốn đánh số trang dạng “Page 4 of 10” vào Header hay Footer, để làm việc này bạn chọn Header and Footer từ menu View.
Từ thanh công cụ Header and Footer bạn chọn Insert AutoText, chọn tiếp Page X of Y.
b. Chèn ngày giờ:
Để chèn ngày giờ vào Header hay Footer bạn mở thanh công cụ Header and Footer, đặt con trỏ tại nơi cần chèn, nhấp nút hay tương ứng với việc chèn ngày hay giờ vào.
c. Chèn tên tác giả:
Để chèn tên tác giả bạn cũng đặt con trỏ tại nơi cần chèn, mở thanh công cụ Header and Footer, tại phần Insert AutoText bạn chọn Created by thì phần tên tác giả sẽ được chèn một cách tự động.
Chú ý:
+ Bạn hoàn toàn có thể thay thế phần Created by bằng tiếng Việt.
+ Phần tác giả bạn có thể thay đổi, vì Word 2003 sẽ lấy thông tin lúc bạn đăng ký khi cài đặt. Để thay đổi bạn vào Menu Tool > Options, tại hộp thoại xuất hiện, bạn chọn thẻ User Information và thay đổi phần Name trong đó.
Việc này chỉ có tác dụng với các tài liệu ở lần tạo mới tiếp theo, với các tài liệu đã lưu với phần thông tin tác giả trước đó, bạn phải dùng Windows Explorer, nhấp chuột phải lên tập tin và chọn Properties, chọn tiếp thẻ Summary và thay đổi nội dung ở mục Author, nhấp OK để chấp thuận
d. Chèn vị trí tập tin:
Một tuỳ chọn cần thiết khác là bạn có thể chèn vị trí tập tin vào ngay trên tài liệu bằng cách chọn công cụ Header and Footer, từ mục Insert AutoText, chọn Filename and Path.
Khi đó tên và đường dẫn chính xác của tập tin sẽ được chèn vào văn bản.
26. Chèn hình ảnh, biểu đồ:
a. Chèn Clip Art:
Để chèn Clip Art bạn vào Menu Insert > Chọn Picture > chọn tiếp Clip Art, hay nhấp chọn biểu tượng Drawing trên thanh công cụ chuẩn, khi đó một hộp công cụ sẽ xuất hiện phía dưới cửa sổ Word 2003, tại đây bạn chọn biểu tượng Insert Clip Art Khi đó một thanh công cụ Clip Art sẽ xuất hiện bên phải màn hình.
Tại thanh công cụ này, phần Search for cho phép bạn nhập vào một từ để tìm kiếm, bạn nhập từ khoá cần tìm, ví dụ: trees, nhấp Go, khi đó tại thanh công cụ sẽ xuất hiện như sau:
Để chọn hình nào bạn nhấp chuột lên hình đó, khi đó hình sẽ được chèn ngay vào tài liệu.
b. Chèn hình ảnh:
Để chèn một tập tin ảnh trên máy tính vào tài liệu Word 2003, bạn chọn menu Insert > Picture > From File… Tại hộp thoại Insert Picture bạn chọn tập tin cần chèn và nhấp Insert.
c. Chèn biểu đồ:
Để chèn biểu đồ, bạn đặt con trỏ tại nơi cần chèn, chọn menu Insert > Picture > Chart
Một biểu đồ mẫu sẽ xuất hiện trong tài liệu của bạn có dạng như sau:
Để thay đổi nội dung bạn chỉ cần nhập vào phần Datasheet thì biểu đồ sẽ thay đổi theo.
, bạn nhấp giữ và rê qua trái hoặc phải để thay đổi độ rộng cột.
trên thanh công cụ, Excel sẽ tự động xuất hiện công thức SUM với giá trị bên trong là khối dãy ô chứa nội dung số phía trên, bạn nhấp Enter để hiển thị kết quả.
nằm bên phải khung, khi đó hộp thoại sẽ thu nhỏ lại.
nằm bên phải để mở lại hộp thoại cũ.
ở các mục Header và Footer rồi chọn theo nhu cầu, nhấp Print Preview để xem trước kết quả rồi nhấp OK để đồng ý.
![[Microsoft Word] Tắt tính năng tự động đánh số đầu dòng](https://www.techsignin.com/wp-content/uploads/2008/12/tat-tu-dong-danh-so-dau-dong-word-0.png "Tắt chức năng đánh số đầu dòng trong Microsoft Word")
![[Microsoft Word] Tắt tính năng tự động đánh số đầu dòng](https://www.techsignin.com/wp-content/uploads/2008/12/tat-tu-dong-danh-so-dau-dong-word-1.png "Tắt chức năng đánh số đầu dòng trong Microsoft Word")
![[Microsoft Word] Tắt tính năng tự động đánh số đầu dòng](https://www.techsignin.com/wp-content/uploads/2008/12/tat-tu-dong-danh-so-dau-dong-word-2.png "Tắt chức năng đánh số đầu dòng trong Microsoft Word")
![[Microsoft Word] Tắt tính năng tự động đánh số đầu dòng](https://www.techsignin.com/wp-content/uploads/2008/12/tat-tu-dong-danh-so-dau-dong-word-3.png "Tắt chức năng đánh số đầu dòng trong Microsoft Word")
![[Microsoft Word] Tắt tính năng tự động đánh số đầu dòng](https://www.techsignin.com/wp-content/uploads/2008/12/tat-tu-dong-danh-so-dau-dong-word-4.png "Tắt chức năng đánh số đầu dòng trong Microsoft Word")
xuất hiện bên góc trái của bảng, lúc này toàn bộ bảng sẽ được chọn.
của công cụ Border 
trên thanh công cụ để chọn một định dạng đường viền cho bảng.
hay 
tương ứng với việc chèn ngày hay giờ vào.
trên thanh công cụ chuẩn, khi đó một hộp công cụ sẽ xuất hiện phía dưới cửa sổ Word 2003, tại đây bạn chọn biểu tượng Insert Clip Art 
Khi đó một thanh công cụ Clip Art sẽ xuất hiện bên phải màn hình.
