Xem nhanh
Bài viết hướng dẫn bạn cách quản lý Google Drive tự động và nhận thông báo qua email khi các tập tin và thư mục quan trọng bị xóa khỏi hệ thống. Ngoài ra, bạn có thể xem tình trạng của tập tin trong Bộ nhớ dùng chung (Shared Drives).
Trước đây khi bạn xóa một tập tin trong Google Drive, tập tin đó sẽ chuyển đến thư mục thùng rác và vẫn tồn tại ở đó cho đến khi bạn dọn dẹp thùng rác theo cách thủ công. Tuy nhiên Google vừa thay đổi cơ chế hoạt động này.
Theo chính sách mới, những tập tin nằm trong thùng rác của Google Drive hơn 30 ngày sẽ tự động bị xóa vĩnh viễn. Tính năng dọn dẹp tự động nhìn chung sẽ giúp tiết kiệm nhiều dung lượng lưu trữ, nhưng bạn sẽ không thể khôi phục những tập tin hoặc thư mục quan trọng nếu vô tình xóa chúng hơn 30 ngày.
Công cụ giám sát tập tin Google Drive Watch
Nếu bạn lo ngại bị mất những tập tin quan trọng do nhầm lẫn, Google Drive Watch sẽ giúp bạn. Đây là là một Google Script mã nguồn mở tự động giám sát hệ thống Google Drive và hàng ngày gửi thông báo qua email danh sách chi tiết các tập tin bị xóa ngày hôm trước.
Dưới đây là một mẫu thông báo Google Drive Watch gửi qua email. Trong đó có liên kết tập tin, ngày tạo đầu tiên, tên/địa chỉ email của Tài khoản đã sửa đổi và xóa tập tin lần cuối. Công cụ Google Drive Watch sẽ giám sát tập tin trong Google Drive và cả những thư mục trong Drive dùng chung (Shared Drive).
Giám sát Google Drive cá nhân
Dưới đây là cách thiết lập Google Drive Watch cho tài khoản Google cá nhân chỉ với vài bước đơn giản:
1. Nhấp vào đường link dưới đây để tạo bản sao Google Script cho Google Drive của bạn:
https://script.google.com/macros/d/1Z1vzkcm71fGTgH8SOBdNwNhkk7HrFNXMzqdYmlMa7hwDoN-ruJOV9eHH/edit
2. Ở dòng #9 của trình chỉnh sửa tập lệnh, hãy chỉ định địa chỉ email bạn muốn nhận thông báo trên Drive. Lưu ý, có thể đặt nhiều email được phân tách bằng dấu phẩy.
3. Theo mặc định, tập lệnh sẽ tạo một “cron job” chạy mỗi ngày một lần vào giờ cố định được chọn sẵn. Tuy nhiên nếu bạn muốn thay đổi tần suất thông báo đến, chẳng hạn cứ sau 5 ngày, bạn có thể gán 5 ở dòng #10.
4. Chuyển đến menu Run và chọn Bật Đồng hồ Drive (Enable Drive Watch) để bật quản lý Drive, đồng thời cho phép tập lệnh truy cập tập tin.
Lưu ý: Thông báo email đầu tiên sẽ được gửi đến vào ngày hôm sau trong khung giờ đã chọn.
Cách hoạt động của hệ thống giám sát Google Drive
Mã nguồn của tập lệnh màn hình Google Drive có sẵn trên Github theo link dưới đây:
https://github.com/labnol/code/tree/master/google-apps-script/google-drive-watch
Tập lệnh (script) sử dụng API Google Drive với Google Apps Script để theo dõi các thay đổi trong Google Drive của bạn. Sau đó, hệ thống sẽ thiết lập chức năng lên lịch tự động (cron job) hàng ngày, sử dụng các trình kích hoạt trong Google Scripts và gửi email cho bạn nếu nhận thấy có sự thay đổi tập tin.
Khi chạy script lần đầu tiên, bạn sẽ nhận được mã thông báo (token) trang bắt đầu. Tất cả thay đổi được thực hiện trên Google Drive sau khi mã thông báo này được nạp vào hệ thống sẽ được tập lệnh giám sát. Chúng ta đặt supportsAllDrives thành true vì tập lệnh cũng sẽ giám sát các thư mục trong Team Drives.
Điểm cuối change.list của API Google Drive truy ra được tất cả những thay đổi được thực hiện trên Drive, kể cả từ người dùng được ủy quyền sau khi mã thông báo trang bắt đầu. Chương trình cũng đặt “fields” để giới hạn các thuộc tính tập tin có sẵn trong phản hồi. newStartPageToken về trong phản hồi sẽ trở thành mã thông báo trang mới cho các lệnh gọi tới API Drive trong tương lai.
Danh sách các tập tin đã được sửa đổi kể từ lần chạy cuối cùng và cũng bao gồm các tập tin mới từng thêm trước đó cùng những tập tin cũ được chỉnh sửa bởi người dùng.
Về cơ bản, chúng ta chỉ quan tâm đến tập tin đã được chuyển vào thùng rác, nên hệ thống sẽ chỉ lọc riêng những tập tin đó và loại trừ phần còn lại.
Sau khi xong các bước trên, chúng ta đã có một danh sách tập tin bị xóa từ lần chạy trước và sử dụng Gmail để thông báo cho người dùng.
