Mục lục bài viết
Ứng dụng Google Keep là công cụ hỗ trợ người dùng ghi lại các ghi chú, sắp xếp, chỉnh sửa và chia sẻ chúng với người khác để cùng nhau xử lý công việc hiệu quả hơn.
Bạn có thể sử dụng Google Keep để tạo ghi chú âm thanh hoặc đặt lời nhắc dựa trên thời gian và vị trí. Ngoài ra, công cụ này còn giúp kết nối và đồng bộ hóa ghi chú cá nhân với các chương trình Google Workspace khác như Google Documents và Google Calendar. Bạn có thể sử dụng Google Keep bằng trình duyệt web hoặc tải ứng dụng trên Android lẫn iOS.
Google Keep là gì?
Google Keep là ứng dụng ghi chú được bổ sung nhiều tính năng như lập danh sách kiểm tra cơ bản (checklist) hoặc hỗ trợ ghi nhanh những suy nghĩ vừa nảy ra trong một khoảnh khắc tùy hứng.
Vì là sản phẩm của Google nên công cụ này sẽ tự động đồng bộ hóa với Google Drive. Do đó bạn có thể truy cập vào ứng dụng từ bất kỳ thiết bị nào có đăng nhập tài khoản Google, dù là máy tính, điện thoại hay máy tính bảng. Điều này rất tiện lợi, bạn không cần phải nhớ xem mình đã soạn ghi chú bằng thiết bị hay tài khoản nào.
Để truy cập Google Keep, bạn có thể sử dụng ứng dụng di động (khả dụng trên cả thiết bị Android và iOS), truy cập keep.google.com hoặc tải tiện ích mở rộng trên trình duyệt Chrome. Tiện hơn, Google Keep cũng được tích hợp ngay trong Gmail, bạn có thể thêm ghi chú bằng cách nhấp vào biểu tượng Keep màu vàng trên thanh công cụ ngoài cùng bên phải.
Dưới đây là năm thủ thuật giúp bạn sử dụng ứng dụng Google Keep một cách tiện lợi và nhanh chóng hơn.
Ghi chú bằng giọng nói
Bạn có biết cách đặt câu hỏi cho Google bằng cách nhấn vào biểu tượng microphone trong ứng dụng Chrome? Có thể áp dụng phương pháp tương tự cho ứng dụng Google Keep trên điện thoại. Mỗi ghi chú bằng giọng nói được tự động biên thành văn bản, giúp bạn dễ dàng tìm kiếm nhanh khi cần thiết.
Cộng tác với đồng nghiệp
Bạn có thể thêm cộng tác viên vào một ghi chú bất kỳ để cùng nhau theo dõi công việc hoặc hoàn thành nhiệm vụ được giao. Ví dụ: kiểm tra danh mục công việc xem đã làm xong chưa, cập nhật nhanh chóng cho mọi người về tiến độ công việc được giao.
Bạn cần thêm tên và địa chỉ email của người cộng tác (hoặc nhóm Google) bằng cách sau:
Nhấn vào menu ba chấm dọc như trong hình và sau đó chọn Collaborator để thêm địa chỉ email của người cộng tác viên. Ngoài ra, bạn có thể chuyển ghi chú sang Google Tài liệu thông qua tính năng Send (hoặc qua tùy chọn Copy to Google Docs để sao chép vào Google Docs trên máy tính bàn). Tất nhiên, bất cứ lúc nào bạn cũng có thể xóa người cộng tác.
Đặt lời nhắc
Bạn có thể thêm lời nhắc vào từng ghi chú, đặt lời nhắc đó lặp lại hoặc bật lên khi bạn đến một vị trí nhất định bằng cách nhấn vào “Nhắc tôi” ở trên cùng bên phải ghi chú. Và mỗi ghi chú thời gian sẽ hiển thị trong lịch Google, dễ dàng tương thích trên nhiều thiết bị.
Không chỉ là văn bản thuần túy
Bạn có thể thêm ảnh (bằng cách chụp trực tiếp hoặc chọn từ album hiện có), bản vẽ, bản ghi âm…. Ngoài ra, nếu bạn có văn bản trong hình ảnh thì ứng dụng cũng có tùy chọn sao chép lại ở cuối ghi chú.
Đối với các danh mục công việc, các mục sẽ tự động bị ẩn khi bạn đánh dấu hoàn thành (bằng cách nhấn vào ô tương ứng), nhưng bản thân ghi chú sẽ vẫn tồn tại cho đến khi bạn chọn xóa hoặc lưu trữ.
Cách tổ chức chuyên nghiệp
Bạn có thể xem ghi chú dưới dạng danh sách (sắp xếp theo ghi chú được ghim, sau đó là thứ tự thời gian) hoặc dạng lưới. Bạn có thể kéo và thả từng ghi chú để sắp xếp lại và đẩy những ghi chú ưu tiên lên phía trên nếu cần. Ngoài ra ứng dụng còn có tính năng phần chia màu, giúp bạn dễ dàng phân biệt giữa các loại ghi chú khác nhau hoặc tập trung vào những mục cần thiết, cùng với gắn nhãn, ghim (với các ghi chú quan trọng) và lưu trữ.
Với Google Keep, bạn có thể tìm và sao chép ghi chú nhanh chóng. Ngoài ra, khi bạn tạo danh sách các mục ưa thích, ứng dụng có thể đưa ra các gợi ý cho bạn nhập nhanh vào. Hoặc bạn cũng có thể thêm một số danh mục phụ vào danh sách các danh mục chính bằng cách viết một dòng và kéo nó sang bên phải. Tính năng này giúp bạn lên kế hoạch công việc một cách chi tiết và hiệu quả hơn.
Google Keep cung cấp cho người dùng nhiều tùy chọn mà không ảnh hưởng đến độ mượt mà của ứng dụng. Điểm nổi bật nhất của dịch vụ là tính đơn giản về tổng thể. Giao diện ứng dụng trông đẹp mắt và dễ sử dụng, giúp việc ghi chú trở nên dễ dàng, bạn sẽ không bị choáng ngợp như những ứng dụng phức tạp khác trên thị trường.
