Tự soạn bài thuyết trình với Microsoft PowerPoint 2007 (phần 2)

Phần 2 của bài hướng dẫn sử dụng PowerPoint 2007 giúp tìm hiểu chi tiết hơn về các nút và thành phần trên giao diện của chương trình soạn thảo này. 

A. Hiện phím tắt trong PowerPoint 2007

Nếu bạn thích sử dụng bàn phím hơn chuột, chắc chắn bạn nên biết phím tắt trong Office 2007. Cách thiết kế Ribbon trên PowerPoint 2007 cũng đã kèm với cách sử dụng phím tắt mới, cách này có hai ưu điểm là có thể sử dụng một nút đơn cho phím tắt hoặc sử dụng tổ hợp phím.

Để sử dụng phím tắt bạn thực hiện:

1. Nhấn phím Alt trên bàn phím.

2. Những ký tự và con số xuất hiện trên hầu hết các trên phần của Ribbon được gọi là Key Tips, những ký tự sẽ hiện trên các tab của Ribbon và nút Microsoft Office, còn ký số sẽ xuất hiện trên Quick Access Toolbar. Bây giờ bạn có thể sử dụng nó để có thêm nhiều lệnh và nút khác. Ví dụ nhấn nút “H” để hiện lên Key Tip cho tất cả các nhóm trên tab Home.

3. Sau đó nhấn Key Tips trong nhóm để thực hiện một lệnh nào đó, chẳng hạn bạn nhấn Alt, rồi H, rồi L thì bạn sẽ có lệnh layout cho bài thuyết trình.

Còn những phím tắt trước đây như thế nào? Nó vẫn được sử dụng bình thường với PowerPoint 2007. Chẳng hạn như phím tắt Ctrl + C là lệnh copy và phím tắt Ctrl + V là lệnh dán.

B. Workspace (không gian làm việc)

Hình ảnh trên được gọi là Normal View, khi bạn mở PowerPoint 2007, thì bạn sẽ thấy Normal View của bài thuyết trình, bạn làm việc ở đây để tạo ra các slide, có 4 khu vực chính của Normal View:

1. Slide pane là khu vực lớn ở giữa, bạn sẽ làm việc chủ yếu tại đây.
2. Trên slide, những hộp được tạo thành bởi những chấm đứt quãng được gọi là placeholders. Chính nơi này bạn nhập dữ liệu, hình ảnh, biểu đồ và những thứ khác như file âm thanh, video clip.
3. Những hộp nhỏ phía bên trái gọi là thumbnail, khu vực này được gọi là tab Slide và bạn có thể chọn slide thumbnails (hình thu nhỏ của các slide) ở đây để tìm và di chuyển tới các slide khác.
4. Khu vực phía bên dưới là notes panel, nơi bạn có thể nhập những ghi chú cần thiết.

C. Thêm slide mới vào bài thuyết trình

Khi chạy chương trình, PowerPoint 2007 chỉ có một slide trên màn hình bạn muốn thêm các slide khác thì cách thông dụng là chọn New Slide, trên tab Home tab, như hình trên. Có hai cách để sử dụng nút này:

1. Nếu bạn click phần trên của nút này, một khung mới sẽ xuất hiện bên dưới tab Slide.
2. Nếu bạn click phần dưới của nút này, bạn sẽ có một thư viện layouts cho slide để bạn có thể chọn lựa để thêm vào bài thuyết trình.

D. Chọn kiểu dàn trang (layout) cho slide

1. Slide tiêu đề (Title Slide) trong hình trên có thể tìm kiếm trong Layouts Gallery. Thường trong Slide tiêu đề sẽ ghi tên bài thuyết trình và các thông tin liên quan như tác giả v.v…
2. Layout của Slide tiêu đề bao gồm điểm định sẵn (placeholder) cho tiêu đề chính và tiêu đề phụ.
3. Layout bạn sẽ sử dụng cho hầu hết các slide khác được gọi là Title and Content (tiêu đề và nội dung), bạn có thể thấy trong Layouts Gallery.
4. Trên layout của các slide này có một placeholder cho tiêu đề và một placeholder cho việc nhập nội dung văn bản (text), hình ảnh (picture), phim ảnh (movie), biểu đồ (chart), …

E. Nhập nội dung văn bản vào slide PowerPoint

1. Bạn có thể sử dụng nhiều cấp khác nhau để thể hiện các nội dung chính và các nội dung phụ tương ứng.
2. Trên Ribbon, sử dụng lệnh trong nhóm Font để có thể thay đổi cách định dạng cho các ký tự, màu sắc và kích cỡ chữ.
3. Sử dụng lệnh trong nhóm Paragraph để thay đổi định dạng các đoạn text như định dạng danh sách, xuống dòng.

F. Chèn slide từ một bài thuyết trình khác

Bạn có thể sử dụng những slide từ bài thuyết trình PowerPoint khác bằng cách:

1. Trên tab Home, click mũi tên trên New Slide, nếu muốn chèn một slide mới thì bạn chọn layout cho nó trước.
2. Phía dưới layout gallery, chọn Reuse Slides.
3. Trong Reuse Slides, dưới Insert slide from, chọn Browse để tìm bài thuyết trình có những slide bạn muốn chèn và sau đó nhấp vào mũi tên để mở những slide này.
4. Khi đã có những slide bạn cần, chọn Keep source formatting bên dưới cửa sổ, nếu bạn muốn giữ nguyên slide thì trước khi chèn bạn cần chọn Keep source formatting. Nếu không chọn thì nó có định dạng giống như slide bạn đang làm việc.
5. Chọn slide bạn muốn chèn. Các slide sẽ được copy sang bài thuyết trình mà bạn đang làm.

G. Tạo ghi chú cho người thuyết trình (speaker notes)

1. Khi xây dựng nội dung cho slide, bạn có thể nhập những ghi chú trong ô Notes phía bên dưới slide.
2. Bạn có thể nới rộng ô notes để dễ dàng làm việc bằng cách kéo thanh chia tách (Split bar).
3. Những ghi chú của bạn sẽ được lưu trữ trong một trang ghi chú bao gồm bản sao của slide với những ghi chú.

H. Các mẫu thiết kế theo chủ đề (Themes)

Mỗi bài thuyết trình trong PowerPoint nên có một chủ đề xác định phong cách và màu sắc cho slide của bạn, hình trên là ba kiểu slide có cùng một nội dung, nhưng với ba chủ đề khác nhau. Một chủ đề thường gồm có:

• Thiết kế nền
• Màu sắc
• Kiểu và kích cỡ font chữ
• Vị trí các Placeholder (điểm định sẵn)

Chủ đề màu sắc ảnh hưởng đến màu hình nền, màu font chữ, màu đường viền và những yếu tố khác như bảng biểu và biểu đồ.

I. Các mẫu thiết kế theo chủ đề (Themes)

Mỗi bài thuyết trình mới trong PowerPoint bắt đầu với một chủ đề mặc định mà nó được gọi là Office Theme (chủ đề văn phòng). Cách chọn một chủ đề bằng cách nhấn vào tab Design và tìm một chủ đề cho bài thuyết trình của mình.

1. Chủ đề mẫu bạn thấy sẽ nằm trong nhóm Themes.
2. Để tìm thêm chủ đề, click nút More mũi tên bên phải của nhóm Themes.
3. Khi chỉ con trỏ vào bất cứ chủ đề mẫu nào, bạn sẽ thấy nó hiện chủ đề đó lên slide