Với diễn biến phức tạp của COVID-19 trên toàn cầu cũng như ở Việt Nam hiện nay, các tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân đều trở nên bị động trong việc sắp xếp xây dựng, triển khai kế hoạch kinh doanh – sản xuất, phân công sắp xếp lao động làm việc.
Doanh nghiệp và người lao động phải thiết lập và làm quen với cách thức làm việc mới trong bối cảnh các quy định về giãn cách xã hội theo chỉ thị 16 của Chính phủ có thể được ban bố vào bất cứ thời điểm nào.
Tạo môi trường làm việc an toàn, đảm bảo thực hiện các quy định về giãn cách nhưng vẫn đạt hiệu suất lao động cao, bộ máy vận hành trơn tru là bài toán cần giải quyết của nhà quản lý.
Dassault Systemes đã xây dựng giải pháp Back to Office Workforce Planner (Lập kế hoạch đưa nhân viên trở lại văn phòng) để để giúp doanh nghiệp có thể hoạt động xuyên suốt trong thời gian dịch bệnh còn diễn biến phức tạp. Với tình hình hiện tại, các lệnh hạn chế của chính phủ, những yêu cầu về kinh doanh và mong muốn từ cá nhân, ai nên là người trở lại văn phòng làm việc? Đó thật sự là một bài toán khó.
Có 5 yếu tố quan trọng nên được cân nhắc khi lên kế hoạch làm việc trong mùa dịch:
- Lệnh hạn chế của chính phủ: Mỗi chính phủ có những quy định khác nhau về hạn chế đi lại và lệnh giãn cách xã hội cũng áp dụng cho môi trường làm việc tại công sở.
- Yêu cầu về công việc: Trong khi nhiều doanh nghiệp cho phép làm việc tại nhà, do đặc thù công việc nên một số nhân viên quan trọng cần phải có mặt tại văn phòng.
- Ưu tiên về công việc và vai trò: Phụ thuộc vào vai trò của từng nhân viên trong mỗi bộ phận, có những người nên được ưu tiên làm việc tại văn phòng.
- Hoàn cảnh cá nhân: Nhân lực là cốt lõi của hoạt động kinh doanh. Mỗi nhân viên đều có hoàn cảnh riêng và nên được xem xét cẩn thận vì họ có thể phải chăm sóc con nhỏ hay bố mẹ già, hoặc không có cơ sở vật chất để làm việc tại nhà.
- Mong muốn cá nhân: Một số nhân viên có thể muốn làm việc tại nhà, một số khác lại muốn làm việc tại văn phòng. Những mong muốn này cũng nên được xem xét.
Phần mềm Back to Office Workforce Planner lên kế hoạch dựa trên tỉ lệ mong muốn của doanh nghiệp. Ví dụ như Dassault Systemes hiện đang tiếp cận theo từng giai đoạn, bắt đầu với 25% công suất văn phòng và từ từ tăng lên 50% trước khi tất cả trở lại văn phòng trong vài tháng kể từ lúc này. Khái niệm “đến văn phòng làm việc theo ca” ra đời và được phân công cho các nhân viên.
Nếu nhập tất cả những dữ liệu phía trên rồi tính toán một cách thủ công cho 10 hay 100 nhân viên sẽ mất rất nhiều thời gian và dễ sai sót. Tự động hóa những tác vụ này đồng nghĩa với việc các nhân sự quản lý cấp cao có thể tập trung những nhiệm vụ quan trọng như dẫn dắt doanh nghiệp vượt qua thời kỳ khó khăn chưa từng có này, trao đổi nói chuyện và quan tâm đến nhân viên, đề ra chiến lược và định hướng cho doanh nghiệp trong tương lai.
Phần mềm Back to Office Workforce Planner có thể giải quyết hết tất cả các yếu tố quan trọng nêu trên. Hiện phần mềm đang được triển khai tại văn phòng của Dassault Systèmes ở Úc, Malaysia, Singapore và sắp tới là Nhật Bản, cũng như Ấn Độ,nhiều nơi khác sẽ sớm triển khai để đưa nhân viên trở lại làm việc tại văn phòng.
Back to Office Workforce Planner là phiên bản cải tiến từ phần mềm DELMIA Quintiq Workforce Scheduling của Dassault Systemes phù hợp với tình hình hiện tại của doanh nghiệp bao gồm một bộ công cụ để lên kế hoạch và tối ưu hóa nhân lực cho các chính phủ, dịch vụ công, sân bay, tập đoàn và nhà máy.
Các ưu điểm của DELMIA Quintiq Workforce Scheduling:
- Sắp xếp nhân sự: Sắp xếp linh động nhân sự dài hạn và ngắn hạn phù hợp với nhu cầu thực tế một cách nhanh chóng, hợp lý giúp đáp ứng nhu cầu cần thiết.
- Lập danh sách: Tạo danh mục bao gồm tất cả các ràng buộc khác nhau về phân bổ lịch trình nhân sự, như ca làm việc mong muốn, quy định lao động và lịch nghỉ phép phù hợp.
- Nhân viên tự cá nhân hóa lịch trình: Cho phép nhân viên đề xuất và thay đổi ca làm việc, xin nghỉ phép và xác định thời gian làm việc mong muốn – tất cả được thực hiện trên một ứng dụng di động.
- Phân công công việc: Tối ưu hóa quy trình phân công công việc và thứ tự công việc để đạt hiệu quả cao nhất. Đảm bảo sắp xếp đúng người, đúng nơi, đúng lúc.
- Chấm công và điểm danh: Hơn cả thiết lập lịch trình, phần mềm còn hỗ trợ theo dõi số giờ làm việc có tích hợp khả năng chấm công và điểm danh.
- Phân bổ lịch trình nhân sự trong ngày: Cung cấp các thông tin theo thời gian thực, nhằm giải quyết các trường hợp gián đoạn hoạt động trong ngày theo cách nhanh nhất và tiết kiệm chi phí nhất.
Khi dịch bệnh được kiểm soát và chuyển sang giai đoạn bình thường, Dassault Systèmes nỗ lực để giúp các doanh nghiệp vực dậy mạnh mẽ hơn bao giờ hết, bằng cách đảm bảo người lao động có thể quay lại trở lại làm việc một cách an toàn.
